Masrafları tabloda paylaşmak: işe yarayan şablon
Masrafları paylaşmak için bir hesap tablosu yeter, yeter ki hangi sütunları açacağınızı bilin. İşte şablonun tamamı, bakiye formülü ve tablonun sonunda çöktüğü tam nokta.
6 dk okuma
Uygulama aramaya başlamadan önce sorulacak asıl soru şu: bir hesap tablosu yetmez mi? Çoğu zaman yeter. Dört kişilik bir hafta sonu, ortak bir hediye, iki aylık ev arkadaşlığı: paylaşılan bir sayfa işi görür, üstelik bedava ve kimseyi hiçbir yere kaydettirmeden.
Ama doğru kurmak gerekiyor. Gelişigüzel hazırlanan masraf paylaşım tablolarının çoğu aynı nedenle çöker: harcamaları listelerler ama kimin sırtına bindiğini hiç yazmazlar, o yüzden de tablodan bir bakiye çıkarmak imkânsız hale gelir. İşte işe yarayan şablon ve tam olarak nerede pes ettiği.
Yeterli olan dört sütun
Tek bir sayfa, her harcama için bir satır ve zorunlu dört sütun:
| Tarih | Konu | Tutar | Kim ödedi |
|---|---|---|---|
| 12/07 | Market alışverişi | 84,30 | Léa |
| 12/07 | Benzin | 62,00 | Sam |
| 13/07 | Ev kirası | 420,00 | Léa |
Bu asgari düzey ve birçok tablo burada duruyor. Hata da bu: neyin ödendiğini biliyorsunuz, kimin ne borçlu olduğunu bilmiyorsunuz.
Eksik olan, her katılımcı için bir sütun: harcamanın onu ilgilendirip ilgilendirmediğini söyleyen sütun. Herkes eşit paylaşıyorsa basit bir 1 ya da 0 yeter:
| Tarih | Konu | Tutar | Kim ödedi | Léa | Sam | Noé | Kenza |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12/07 | Alışveriş | 84,30 | Léa | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 12/07 | Benzin | 62,00 | Sam | 1 | 1 | 1 | 0 |
| 13/07 | Ev | 420,00 | Léa | 1 | 1 | 1 | 1 |
Kenza trenle geldi: benzini paylaşmıyor. Bu sütun olmasa benzini o da ödeyecekti ve tatil bitene kadar kimse fark etmeyecekti.
Bakiye formülü
Bir kişinin bakiyesi hep aynı şekilde okunur: cepten çıkardığı para, eksi kendi payına düşen tutar. İki formül, her yarısı için bir tane.
Léa'nın cepten çıkardığı tutar, ödeyenler D sütununda ve tutarlar C sütunundaysa:
=ETOPLA(D:D; "Léa"; C:C)
Kendi payına düşen tutar için bir sütun daha gerekir: Pay adlı I sütunu. Bu sütun satırdaki tutarı o satırın katılımcı sayısına böler ve katılımcısı olmayan satırda sıfır kalır:
=EĞER(TOPLA(E2:H2)=0; 0; C2/TOPLA(E2:H2))
Formülü aşağı doğru kopyalayın. Ardından, Léa'nın katılım sütunu E ise:
=TOPLA.ÇARPIM(E2:E100; I2:I100)
İkinci formül bir satırın payını yalnızca kişi o satıra dahilse sayar. Kenza'nın benzini ödememesini, tablonun geri kalanını bozmadan sağlayan şey bu. Boş satırları zararsız kılan da Pay sütunudur: katılımcı sayısına tek bir formülün içinde bölmek, aralık son harcamanın altına indiği anda #BÖL/0! hatası verir.
Bakiye de bu ikisinin farkı: cepten çıkan - payına düşen.
Artı bakiye size para borçlu olunduğu anlamına gelir. Eksi bakiye, sizin borçlu olduğunuz.
Bütün bakiyelerin toplamı her zaman tam olarak sıfır olmalı. Önemli olan tek kontrol bu: tutmuyorsa bir satır yanlış girilmiştir ve daha ileri gitmenin anlamı yoktur.
Neredeyse herkesin atladığı aşama: havaleler
Bakiyeleri bilmek kimin kime para göndereceğini henüz söylemez. Acemi yöntem herkesi aynı kişinin üzerinden geçirmektir, bu da havale sayısını ve masrafları katlar.
Doğru refleks tek bir kurala sığıyor: en çok borcu olan, en çok alacağı olana ödesin, ikisinden küçük olanı kapatın ve kalanla baştan başlayın.
Dört bakiyeyi ele alalım: Léa +357,56, Sam -84,74, Noé -146,74, Kenza -126,08.
- Noé (en çok borçlu olan) Léa'ya 146,74 € gönderir. Noé sıfırlanır, Léa +210,82'ye iner.
- Kenza Léa'ya 126,08 € gönderir. Kenza sıfırlanır, Léa +84,74'e iner.
- Sam Léa'ya 84,74 € gönderir. Herkes sıfırda.
Dört kişi için üç havale. Bu kuralla ulaşılabilecek azami sayı da bu: en kötü ihtimalle katılımcı sayısından bir eksik havale. Daha fazlasını öneren bir tablo herkesin vaktini ve parasını çarçur eder.
Tablonun pes ettiği üç an
Hesapta asla pes etmez. Kullanımda pes eder, hep de aynı yerlerde.
Ayaküstü giriş. Asıl sınır bu ve her şeyi belirleyen de bu. Telefonda bir hesap tablosu açmak, doğru satırı bulmak, doğru hücreye bir tutar yazmak, bir eliniz doluyken, market çıkışında: kimse bunu yapmaz. O yüzden akşam yazarsınız, o yüzden unutursunuz, o yüzden tablo yanlışa döner ve yanlış bir tablo hiç tablo olmamasından beterdir, çünkü ona güvenirsiniz.
Tek sahip. Dosya, onu kuran kişinindir. Hatırlatan o, düzelten o, yeniden hesaplayan o olur ve hiç istemediği halde grubun muhasebecisine dönüşür. Altı hafta sonra bıkar ve tablo ölür.
Eşit olmayan paylar. Yukarıdaki şablon, ya eşit paylaştığınız ya da hiç paylaşmadığınız sürece ayakta kalır. Bir harcama gelire, metrekareye ya da kalınan gece sayısına göre orantılı dağılmaya başladığı anda 1 ve 0 sütunları yetmez ve bir ay sonra kimsenin anlamadığı ikinci bir katsayı sayfası gerekir.
Ne zaman tabloda kalmalı, ne zaman çıkmalı
Grup iki ya da üç kişiyse, süre kısaysa, harcamalar az sayıdaysa ve zaten herkes tabloyu kullanıyorsa kalın. Bu durumda bir uygulamanın, paylaşılan bir sekmenin sunmadığı hiçbir şeyi yoktur.
Bu dört koşuldan biri bozulduğu anda çıkın. Pratikte: uzayan bir ev arkadaşlığı, dört kişiden kalabalık bir seyahat ya da aylarca süren bir masraf paylaşımı.
Kotisso tam da burada devreye giriyor. Bir harcama telefondan on saniyede kaydediliyor, herkes kimseye sormadan kendi bakiyesini görüyor, her ay tekrarlanan harcamalar bir kez giriliyor ve en kısa geri ödeme planı kendiliğinden hesaplanıyor. Bir grubun bakiye toplamı her zaman sıfır ediyor ve bu doğrulanabiliyor: döküm, tam yukarıdaki gibi kişi başına bir sütunla, hesap tablosu olarak dışa aktarılıyor.
Dökümle ilgili her şey ücretsiz ve bağlanacak hiçbir banka hesabı yok.
Sık sorulan sorular
Hangi hesap tablosunu seçmeli? Grubun zaten kullandığını. Google Sheets'in avantajı tek bir bağlantıyla paylaşılabilmesi ve birden fazla kişinin aynı anda düzenleyebilmesi, bu da tek sahip sorununun bir kısmını çözüyor. Dosya paylaşılan bir alanda duruyorsa Excel ve LibreOffice de iş görür.
İki kişinin ödediği bir harcama nasıl işlenir? Her ödeyen için bir tane olmak üzere iki satır açın ve her birinin gerçekten cebinden çıkardığı tutarı yazın. Ödeyen sütununda iki isim bulunan tek bir satır formülü bozar.
Peki biri yol ortasında borcunu öderse? Onu sıradan bir satır gibi girin: geri ödeyen kişi öder, parayı alan kişinin altına 1, diğer her yere 0 yazılır. Geri ödeyenin bakiyesi bu tutar kadar artar, alanınki aynı tutar kadar azalır ve başka kimse etkilenmez. İndirilebilir şablon da onları böyle sayar.
Yuvarlamak gerekir mi? Hayır. Kuruşları koruyun ve formül taşısın: 10 €'yu paylaşan üç kişide 3,34 ve iki kez 3,33 çıkar, tam tutan tek dağılım da budur. Herkesi 3,33'e yuvarlamak bir kuruşu yok eder ve sıfıra inmeyen bir tablo geri kalan her şeyi şüpheli hale getirir. İndirilebilir şablon tam olarak bunu yapar: her tutar kuruşuna kadar bölünür, artan kuruş satırın ilk katılımcılarına gider. Bu yüzden bakiyeleri yukarıda elle hesaplananlardan bir kuruş farklı olabilir (Léa için +357,55 €) ama toplamları her zaman sıfırdır.