Dividir despesas numa planilha: o modelo que funciona
Uma planilha basta para dividir despesas, desde que você saiba quais colunas criar. Aqui está o modelo completo, a fórmula dos saldos e o ponto exato em que ela acaba cedendo.
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Antes de procurar um aplicativo, a pergunta de verdade é: será que uma planilha não resolve? Muitas vezes, resolve. Um fim de semana entre quatro pessoas, um presente coletivo, dois meses de república: uma planilha compartilhada dá conta do recado, de graça, sem obrigar ninguém a se cadastrar em lugar nenhum.
Mas ela precisa ser montada direito. A maioria das planilhas de divisão de despesas improvisadas falha pelo mesmo motivo: listam os gastos sem nunca dizer quem arca com eles, e aí não há como tirar um saldo. Aqui está o modelo que funciona, e o ponto exato em que ele cede.
As quatro colunas que bastam
Uma única aba, uma linha por despesa e quatro colunas obrigatórias:
| Data | Descrição | Valor | Quem pagou |
|---|---|---|---|
| 12/07 | Compras do supermercado | 84,30 | Léa |
| 12/07 | Gasolina | 62,00 | Sam |
| 13/07 | Aluguel da casa | 420,00 | Léa |
É o mínimo, e muitas planilhas param por aí. É o erro: você sabe o que foi pago, mas não sabe quanto cada um deve.
Falta uma coluna por participante, que diz se a despesa diz respeito a ele. Um simples 1 ou 0 basta quando todo mundo divide em partes iguais:
| Data | Descrição | Valor | Quem pagou | Léa | Sam | Noé | Kenza |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12/07 | Compras | 84,30 | Léa | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 12/07 | Gasolina | 62,00 | Sam | 1 | 1 | 1 | 0 |
| 13/07 | Casa | 420,00 | Léa | 1 | 1 | 1 | 1 |
Kenza chegou de trem: ela não divide a gasolina. Sem essa coluna, ela pagaria assim mesmo, e ninguém perceberia antes do fim da viagem.
A fórmula dos saldos
O saldo de uma pessoa se lê sempre da mesma forma: o que ela adiantou, menos o que cabe a ela. Duas fórmulas, uma para cada metade.
O que Léa adiantou, se quem pagou está na coluna D e os valores na coluna C:
=SOMASE(D:D; "Léa"; C:C)
O que cabe a ela, se a coluna de participação dela é a E e a linha 2 é a primeira:
=SOMARPRODUTO(E2:E100 * C2:C100 / (E2:E100 + F2:F100 + G2:G100 + H2:H100))
A segunda merece uma frase de explicação: para cada linha, divide-se o valor pelo número de participantes daquela linha, e só se conta se a pessoa estiver entre eles. É isso que permite a Kenza não pagar a gasolina sem quebrar o resto da planilha.
O saldo é então a diferença entre os dois: adiantado - o que cabe a ela.
Um saldo positivo quer dizer que devem dinheiro a você. Um saldo negativo, que você deve.
A soma de todos os saldos tem que dar exatamente zero. É a única verificação que importa: se ela não fecha, alguma linha foi digitada errado, e não adianta ir adiante.
A etapa que quase todo mundo erra: as transferências
Conhecer os saldos ainda não diz quem transfere para quem. O método ingênuo é fazer todo mundo passar pela mesma pessoa, o que multiplica as transferências e as tarifas.
O bom reflexo cabe numa regra: quem deve mais paga a quem tem mais a receber, quita-se o menor dos dois valores e recomeça-se com o que sobrou.
Retomemos os quatro saldos: Léa +357,56, Sam -38,04, Noé -146,74, Kenza -172,78.
- Kenza (a que mais deve) transfere 172,78 € para Léa. Kenza fica zerada, Léa cai para +184,78.
- Noé transfere 146,74 € para Léa. Noé fica zerado, Léa cai para +38,04.
- Sam transfere 38,04 € para Léa. Todo mundo está zerado.
Três transferências para quatro pessoas. É o máximo que se alcança aplicando essa regra: no pior dos casos, uma transferência a menos que o número de participantes. Uma planilha que propõe mais do que isso faz todo mundo perder tempo e dinheiro.
Os três momentos em que a planilha falha
Ela nunca falha no cálculo. Ela falha no uso, e sempre nos mesmos pontos.
Anotar em pé. É o limite de verdade, e é ele que decide tudo. Abrir uma planilha no celular, achar a linha certa, digitar um valor na célula certa, com uma das mãos ocupada, na saída do supermercado: ninguém faz isso. Então você anota à noite, então você esquece, então a planilha fica errada, e uma planilha errada é pior do que planilha nenhuma, porque as pessoas confiam nela.
O dono único. O arquivo pertence a quem o criou. É ele que cobra, que corrige, que recalcula, e vira o contador do grupo sem ter pedido. Ao fim de seis semanas, ele se cansa, e a planilha morre.
As partes que não são iguais. O modelo acima funciona enquanto se divide em partes iguais ou nada. Assim que uma despesa é repartida proporcionalmente à renda, à metragem ou às noites passadas, as colunas de 1 e 0 já não bastam, e é preciso uma segunda aba de coeficientes que ninguém mais entende um mês depois.
Quando ficar na planilha, e quando sair dela
Fique nela se o grupo tem duas ou três pessoas, se o período é curto, se as despesas são poucas e se todo mundo já usa planilha. Nesse caso, um aplicativo não traz nada que uma aba compartilhada não faça.
Saia dela assim que uma dessas quatro condições cair. Na prática: uma república que dura, uma viagem com mais de quatro pessoas, ou uma divisão de despesas que se estende por meses.
É exatamente aí que o Kotisso assume. Uma despesa se anota em dez segundos pelo celular, cada um vê o próprio saldo sem precisar perguntar, os gastos que se repetem todo mês são cadastrados uma vez só, e o plano de acerto mais curto é calculado sozinho. A soma dos saldos de um grupo dá sempre zero, e dá para conferir: as contas são exportadas em planilha, com uma coluna por pessoa, exatamente como acima.
Tudo o que envolve as contas é gratuito, e não há nenhuma conta bancária para conectar.
Perguntas frequentes
Qual planilha escolher? A que o grupo já usa. O Google Sheets tem a vantagem de ser compartilhável por um link e editável por várias pessoas ao mesmo tempo, o que resolve parte do problema do dono único. Excel e LibreOffice servem se o arquivo ficar num espaço compartilhado.
Como lidar com uma despesa paga por duas pessoas? Crie duas linhas, uma por pagador, com o valor realmente adiantado por cada um. Uma linha só com dois nomes na coluna de quem pagou quebra a fórmula.
E se alguém pagar de volta no meio do caminho? Acrescente uma linha de reembolso: o valor negativo do lado de quem recebe, ou, mais simples, uma aba separada de transferências cujo resultado você subtrai dos saldos. Não anote isso como uma despesa comum, senão o valor seria dividido entre todo mundo.
Devo arredondar? Não. Mantenha os centavos e deixe a fórmula carregá-los: três pessoas dividindo 10 € dá 3,34 e duas vezes 3,33, e essa é a única repartição que fecha. Arredondar para 3,33 cada faz sumir um centavo, e uma planilha que não fecha em zero coloca todo o resto em dúvida.