Dividir despesas numa planilha: o modelo que funciona
Uma planilha basta para dividir despesas, desde que você saiba quais colunas criar. Aqui está o modelo completo, a fórmula dos saldos e o ponto exato em que ela acaba cedendo.
6 min de leitura
Antes de procurar um aplicativo, a pergunta de verdade é: será que uma planilha não resolve? Muitas vezes, resolve. Um fim de semana entre quatro pessoas, um presente coletivo, dois meses de república: uma planilha compartilhada dá conta do recado, de graça, sem obrigar ninguém a se cadastrar em lugar nenhum.
Mas ela precisa ser montada direito. A maioria das planilhas de divisão de despesas improvisadas falha pelo mesmo motivo: listam os gastos sem nunca dizer quem arca com eles, e aí não há como tirar um saldo. Aqui está o modelo que funciona, e o ponto exato em que ele cede.
As quatro colunas que bastam
Uma única aba, uma linha por despesa e quatro colunas obrigatórias:
| Data | Descrição | Valor | Quem pagou |
|---|---|---|---|
| 12/07 | Compras do supermercado | 84,30 | Léa |
| 12/07 | Gasolina | 62,00 | Sam |
| 13/07 | Aluguel da casa | 420,00 | Léa |
É o mínimo, e muitas planilhas param por aí. É o erro: você sabe o que foi pago, mas não sabe quanto cada um deve.
Falta uma coluna por participante, que diz se a despesa diz respeito a ele. Um simples 1 ou 0 basta quando todo mundo divide em partes iguais:
| Data | Descrição | Valor | Quem pagou | Léa | Sam | Noé | Kenza |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12/07 | Compras | 84,30 | Léa | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 12/07 | Gasolina | 62,00 | Sam | 1 | 1 | 1 | 0 |
| 13/07 | Casa | 420,00 | Léa | 1 | 1 | 1 | 1 |
Kenza chegou de trem: ela não divide a gasolina. Sem essa coluna, ela pagaria assim mesmo, e ninguém perceberia antes do fim da viagem.
A fórmula dos saldos
O saldo de uma pessoa se lê sempre da mesma forma: o que ela adiantou, menos o que cabe a ela. Duas fórmulas, uma para cada metade.
O que Léa adiantou, se quem pagou está na coluna D e os valores na coluna C:
=SOMASE(D:D; "Léa"; C:C)
O que cabe a ela pede mais uma coluna, a I, chamada Parte, que divide o valor da linha pelo número de participantes dela e fica em zero numa linha sem participantes:
=SE(SOMA(E2:H2)=0; 0; C2/SOMA(E2:H2))
Copie-a para baixo. Depois, se a coluna de participação de Léa é a E:
=SOMARPRODUTO(E2:E100; I2:I100)
A segunda fórmula só conta a parte de uma linha se a pessoa participar dela. É isso que permite a Kenza não pagar a gasolina sem quebrar o resto da planilha. E é a coluna Parte que torna inofensivas as linhas vazias: dividir pelo número de participantes dentro de uma única fórmula devolve #DIV/0! assim que o intervalo passa da última despesa.
O saldo é então a diferença entre os dois: adiantado - o que cabe a ela.
Um saldo positivo quer dizer que devem dinheiro a você. Um saldo negativo, que você deve.
A soma de todos os saldos tem que dar exatamente zero. É a única verificação que importa: se ela não fecha, alguma linha foi digitada errado, e não adianta ir adiante.
A etapa que quase todo mundo erra: as transferências
Conhecer os saldos ainda não diz quem transfere para quem. O método ingênuo é fazer todo mundo passar pela mesma pessoa, o que multiplica as transferências e as tarifas. O cálculo completo, passo a passo, está em quem deve quanto a quem.
O bom reflexo cabe numa regra: quem deve mais paga a quem tem mais a receber, quita-se o menor dos dois valores e recomeça-se com o que sobrou.
Retomemos os quatro saldos: Léa +357,56, Sam -84,74, Noé -146,74, Kenza -126,08.
- Noé (o que mais deve) transfere 146,74 € para Léa. Noé fica zerado, Léa cai para +210,82.
- Kenza transfere 126,08 € para Léa. Kenza fica zerada, Léa cai para +84,74.
- Sam transfere 84,74 € para Léa. Todo mundo está zerado.
Três transferências para quatro pessoas. É o máximo que se alcança aplicando essa regra: no pior dos casos, uma transferência a menos que o número de participantes. Uma planilha que propõe mais do que isso faz todo mundo perder tempo e dinheiro.
Os três momentos em que a planilha falha
Ela nunca falha no cálculo. Ela falha no uso, e sempre nos mesmos pontos.
Anotar em pé. É o limite de verdade, e é ele que decide tudo. Abrir uma planilha no celular, achar a linha certa, digitar um valor na célula certa, com uma das mãos ocupada, na saída do supermercado: ninguém faz isso. Então você anota à noite, então você esquece, então a planilha fica errada, e uma planilha errada é pior do que planilha nenhuma, porque as pessoas confiam nela.
O dono único. O arquivo pertence a quem o criou. É ele que cobra, que corrige, que recalcula, e vira o contador do grupo sem ter pedido. Ao fim de seis semanas, ele se cansa, e a planilha morre.
As partes que não são iguais. O modelo acima funciona enquanto se divide em partes iguais ou nada. Assim que uma despesa é repartida proporcionalmente à renda, à metragem ou às noites passadas, as colunas de 1 e 0 já não bastam, e é preciso uma segunda aba de coeficientes que ninguém mais entende um mês depois. Para um casal com rendas diferentes, os três métodos com os números estão em como dividir as despesas do casal.
Quando ficar na planilha, e quando sair dela
Fique nela se o grupo tem duas ou três pessoas, se o período é curto, se as despesas são poucas e se todo mundo já usa planilha. Nesse caso, um aplicativo não traz nada que uma aba compartilhada não faça.
Saia dela assim que uma dessas quatro condições cair. Na prática: uma república que dura, uma viagem com mais de quatro pessoas, ou uma divisão de despesas que se estende por meses. E, se for uma viagem, combine o caixa antes de sair: o orçamento de férias entre amigos.
É exatamente aí que o Kotisso assume. Uma despesa se anota em dez segundos pelo celular, cada um vê o próprio saldo sem precisar perguntar, os gastos que se repetem todo mês são cadastrados uma vez só, e o plano de acerto mais curto é calculado sozinho. A soma dos saldos de um grupo dá sempre zero, e dá para conferir: as contas são exportadas em planilha, com uma coluna por pessoa, exatamente como acima.
Tudo o que envolve as contas é gratuito, e não há nenhuma conta bancária para conectar.
Perguntas frequentes
Qual planilha escolher? A que o grupo já usa. O Google Sheets tem a vantagem de ser compartilhável por um link e editável por várias pessoas ao mesmo tempo, o que resolve parte do problema do dono único. Excel e LibreOffice servem se o arquivo ficar num espaço compartilhado.
Como lidar com uma despesa paga por duas pessoas? Crie duas linhas, uma por pagador, com o valor realmente adiantado por cada um. Uma linha só com dois nomes na coluna de quem pagou quebra a fórmula.
E se alguém pagar de volta no meio do caminho? Lance como uma linha comum: paga por quem devolve, com um 1 embaixo de quem recebe e 0 em todas as outras. O saldo de quem devolve sobe nesse valor, o de quem recebe cai no mesmo tanto, e ninguém mais é afetado. É assim que o modelo para baixar conta os reembolsos.
Devo arredondar? Não. Mantenha os centavos e deixe a fórmula carregá-los: três pessoas dividindo 10 € dá 3,34 e duas vezes 3,33, e essa é a única repartição que fecha. Arredondar para 3,33 cada faz sumir um centavo, e uma planilha que não fecha em zero coloca todo o resto em dúvida. O modelo para baixar faz exatamente isso: cada valor é dividido no centavo, e o centavo que sobra vai para os primeiros participantes da linha. Os saldos dele podem então diferir em um centavo dos calculados à mão mais acima (+357,55 € para Léa), e a soma deles sempre dá zero.