Kosten delen in een spreadsheet: het model dat werkt
Een spreadsheet volstaat om kosten te delen, als u weet welke kolommen u moet maken. Hier is het volledige model, de formule voor de saldi, en de precieze plek waar het uiteindelijk misgaat.
6 min lezen
Voordat u op zoek gaat naar een app is de echte vraag: zou een spreadsheet niet volstaan? Vaak wel. Een weekend met z'n vieren, een gezamenlijk cadeau, twee maanden samenwonen: een gedeeld blad doet het werk, gratis, zonder dat iemand zich ergens hoeft in te schrijven.
Dan moet u hem wel goed opzetten. De meeste geïmproviseerde kostenoverzichten mislukken om dezelfde reden: ze sommen de uitgaven op zonder ooit te zeggen voor wiens rekening ze komen, en daar valt geen saldo uit af te leiden. Hier is het model dat werkt, en de precieze plek waar het het begeeft.
De vier kolommen die volstaan
Eén blad, één regel per uitgave, en vier verplichte kolommen:
| Datum | Omschrijving | Bedrag | Wie betaalde |
|---|---|---|---|
| 12/07 | Boodschappen supermarkt | 84,30 | Léa |
| 12/07 | Benzine | 62,00 | Sam |
| 13/07 | Huur vakantiehuis | 420,00 | Léa |
Dat is het minimum, en veel overzichten houden daar op. Dat is de fout: u weet wat er betaald is, maar niet wat ieder verschuldigd is.
Er ontbreekt een kolom per deelnemer, die aangeeft of de uitgave hem of haar aangaat. Een simpele 1 of 0 volstaat zolang iedereen gelijk deelt:
| Datum | Omschrijving | Bedrag | Wie betaalde | Léa | Sam | Noé | Kenza |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12/07 | Boodschappen | 84,30 | Léa | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 12/07 | Benzine | 62,00 | Sam | 1 | 1 | 1 | 0 |
| 13/07 | Vakantiehuis | 420,00 | Léa | 1 | 1 | 1 | 1 |
Kenza kwam met de trein: zij deelt niet mee in de benzine. Zonder die kolom zou ze er toch aan meebetalen, en niemand zou het merken voor het eind van de reis.
De formule voor de saldi
Het saldo van een persoon leest u altijd op dezelfde manier: wat hij heeft voorgeschoten, min wat voor zijn rekening komt. Twee formules, één per helft.
Wat Léa heeft voorgeschoten, als de betalers in kolom D staan en de bedragen in kolom C:
=SOM.ALS(D:D; "Léa"; C:C)
Wat voor haar rekening komt, vraagt om één kolom extra, kolom I, met de naam Deel. Die deelt het bedrag van de regel door het aantal deelnemers en blijft op nul bij een regel zonder deelnemers:
=ALS(SOM(E2:H2)=0; 0; C2/SOM(E2:H2))
Kopieer die naar beneden. Daarna, als Léa's deelnamekolom E is:
=SOMPRODUCT(E2:E100; I2:I100)
De tweede formule telt het deel van een regel alleen als de persoon erbij hoort. Dat is wat Kenza toelaat niet mee te betalen aan de benzine zonder de rest van het overzicht te breken. En de kolom Deel maakt lege regels onschadelijk: wie in één formule door het aantal deelnemers deelt, krijgt #DEEL/0! zodra het bereik onder de laatste uitgave doorloopt.
Het saldo is dan het verschil tussen die twee: voorgeschoten - voor eigen rekening.
Een positief saldo betekent dat men u geld schuldig is. Een negatief saldo, dat u geld schuldig bent.
De som van alle saldi moet altijd precies nul zijn. Dat is de enige controle die telt: klopt hij niet, dan is er een regel verkeerd ingevoerd, en heeft het geen zin om verder te gaan.
De stap die bijna iedereen mist: de overboekingen
De saldi kennen zegt nog niet wie aan wie moet overmaken. De naïeve methode laat iedereen via dezelfde persoon lopen, wat het aantal overboekingen en de kosten vermenigvuldigt.
De juiste reflex past in één regel: de grootste schuldenaar betaalt aan de grootste schuldeiser, u vereffent de kleinste van de twee, en begint opnieuw met wat overblijft.
Neem de vier saldi weer: Léa +357,56, Sam -84,74, Noé -146,74, Kenza -126,08.
- Noé (met de grootste schuld) maakt 146,74 € over aan Léa. Noé staat op nul, Léa zakt naar +210,82.
- Kenza maakt 126,08 € over aan Léa. Kenza staat op nul, Léa zakt naar +84,74.
- Sam maakt 84,74 € over aan Léa. Iedereen staat op nul.
Drie overboekingen voor vier personen. Dat is het maximum dat u met deze regel bereikt: in het slechtste geval één overboeking minder dan er deelnemers zijn. Een overzicht dat er meer voorstelt, kost iedereen tijd en geld.
De drie momenten waarop de spreadsheet het begeeft
Op het rekenwerk begeeft hij het nooit. Hij begeeft het op het gebruik, en altijd op dezelfde plekken.
Invoeren terwijl u staat. Dat is de echte grens, en die bepaalt alles. Een spreadsheet openen op een telefoon, de juiste regel zoeken, een bedrag in de juiste cel typen, met één hand bezet, bij het verlaten van een supermarkt: niemand doet dat. Dus noteert u het 's avonds, dus vergeet u het, dus klopt het overzicht niet meer, en een overzicht dat niet klopt is erger dan geen overzicht, want u vertrouwt erop.
De enige eigenaar. Het bestand is van degene die het heeft aangemaakt. Hij is degene die herinnert, corrigeert en herberekent, en zo wordt hij de boekhouder van de groep zonder daarom gevraagd te hebben. Na zes weken is hij het beu, en sterft het overzicht.
Delen die niet gelijk zijn. Het model hierboven houdt stand zolang u gelijk deelt of helemaal niet. Zodra een uitgave verdeeld wordt naar rato van inkomen, oppervlakte of aantal overnachtingen, volstaan de kolommen met 1 en 0 niet meer, en is er een tweede blad met wegingsfactoren nodig dat een maand later niemand meer begrijpt.
Wanneer bij de spreadsheet blijven, en wanneer eruit stappen
Blijf erbij als de groep uit twee of drie personen bestaat, als de periode kort is, als er weinig uitgaven zijn en als iedereen er al mee werkt. In dat geval voegt een app niets toe wat een gedeeld tabblad niet doet.
Stap eruit zodra een van die vier voorwaarden wegvalt. In de praktijk: een huishouden dat blijft duren, een reis met meer dan vier personen, of kosten die maandenlang doorlopen.
Dat is precies het moment waarop Kotisso het overneemt. Een uitgave noteert u in tien seconden vanaf een telefoon, iedereen ziet zijn saldo zonder ernaar te hoeven vragen, uitgaven die elke maand terugkomen voert u één keer in, en het kortste terugbetalingsplan rekent zichzelf uit. De som van de saldi van een groep is altijd nul, en dat is controleerbaar: de afrekening exporteert naar een spreadsheet, met een kolom per persoon, precies zoals hierboven.
Alles wat met de afrekening te maken heeft is gratis, en er hoeft geen enkele bankrekening gekoppeld te worden.
Veelgestelde vragen
Welke spreadsheet kiezen? Die de groep al gebruikt. Google Sheets heeft het voordeel dat u hem met één link deelt en dat meerdere mensen hem tegelijk kunnen bewerken, wat een deel van het probleem van de enige eigenaar oplost. Excel en LibreOffice voldoen als het bestand op een gedeelde ruimte staat.
Hoe ga ik om met een uitgave die door twee mensen is betaald? Maak twee regels aan, één per betaler, met het bedrag dat ieder werkelijk heeft voorgeschoten. Eén regel met twee namen in de betalerskolom breekt de formule.
En als iemand onderweg alvast terugbetaalt? Noteer het als een gewone regel: betaald door wie terugbetaalt, met een 1 onder wie het ontvangt en 0 overal elders. Het saldo van de terugbetaler stijgt met dat bedrag, dat van de ontvanger daalt met hetzelfde, en verder verandert er niets. Zo telt het downloadbare sjabloon ze.
Moet ik afronden? Nee. Houd de centen aan en laat de formule ze dragen: drie personen die 10 € delen komen uit op 3,34 en twee keer 3,33, en dat is de enige verdeling die klopt. Afronden naar 3,33 per persoon laat een cent verdwijnen, en een overzicht dat niet op nul uitkomt doet aan al het andere twijfelen. Het downloadbare sjabloon doet precies dat: elk bedrag wordt tot op de cent verdeeld, en de overgebleven cent gaat naar de eerste deelnemers van de regel. De saldi kunnen daardoor een cent afwijken van die hierboven met de hand berekend (+357,55 € voor Léa), en hun som is altijd nul.