가계부로 공동 경비 정산하기: 실제로 작동하는 양식
공동 경비는 스프레드시트로도 충분히 나눌 수 있습니다. 어떤 열을 만들어야 하는지만 알면 됩니다. 전체 양식과 잔액 수식, 그리고 이 방식이 결국 무너지는 지점을 짚어봅니다.
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앱을 찾기 전에 먼저 물어야 할 것이 있습니다. 스프레드시트로 충분하지 않을까요? 대개는 충분합니다. 넷이서 떠나는 주말 여행, 함께 사는 선물, 두 달치 셰어하우스 비용 정도라면 공유 시트 하나면 됩니다. 돈도 안 들고, 아무도 어디에 가입할 필요가 없습니다.
다만 제대로 만들어야 합니다. 급하게 만든 공동 경비 표가 실패하는 이유는 거의 똑같습니다. 지출은 나열하는데 그 돈을 누가 부담하는지는 적지 않아서, 결국 잔액을 뽑아낼 수 없게 되는 겁니다. 아래는 실제로 작동하는 양식과, 이 방식이 무너지는 정확한 지점입니다.
필요한 열은 네 개뿐입니다
시트 하나, 지출 하나당 한 줄, 그리고 반드시 있어야 할 네 개의 열입니다.
| 날짜 | 항목 | 금액 | 결제한 사람 |
|---|---|---|---|
| 07/12 | 마트 장보기 | 84,30 | 레아 |
| 07/12 | 주유비 | 62,00 | 샘 |
| 07/13 | 숙소 대여 | 420,00 | 레아 |
여기까지가 최소한이고, 많은 표가 여기서 멈춥니다. 그게 문제입니다. 무엇을 결제했는지는 알 수 있지만, 각자 얼마를 내야 하는지는 알 수 없으니까요.
참여자별로 한 열씩 더 필요합니다. 그 지출이 그 사람과 상관이 있는지를 표시하는 열입니다. 모두 똑같이 나눈다면 1과 0만으로 충분합니다.
| 날짜 | 항목 | 금액 | 결제한 사람 | 레아 | 샘 | 노에 | 켄자 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 07/12 | 장보기 | 84,30 | 레아 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 07/12 | 주유비 | 62,00 | 샘 | 1 | 1 | 1 | 0 |
| 07/13 | 숙소 | 420,00 | 레아 | 1 | 1 | 1 | 1 |
켄자는 기차로 왔기 때문에 주유비는 나누지 않습니다. 이 열이 없으면 켄자도 주유비를 내게 되고, 여행이 끝날 때까지 아무도 눈치채지 못합니다.
잔액을 구하는 수식
각자의 잔액은 언제나 같은 방식으로 읽습니다. 본인이 먼저 낸 돈에서 본인이 부담해야 할 몫을 뺀 값입니다. 절반씩 맡는 수식 두 개면 됩니다.
결제한 사람이 D열, 금액이 C열이라면 레아가 먼저 낸 돈은 이렇게 구합니다.
=SUMIF(D:D; "레아"; C:C)
레아의 참여 여부가 E열이고 첫 데이터가 2행부터라면, 레아가 부담해야 할 몫은 이렇게 구합니다.
=SUMPRODUCT(E2:E100 * C2:C100 / (E2:E100 + F2:F100 + G2:G100 + H2:H100))
두 번째 수식은 한 줄 설명이 필요합니다. 각 행마다 금액을 그 행의 참여 인원수로 나누고, 해당 인원에 그 사람이 포함될 때만 더합니다. 켄자가 주유비를 내지 않으면서도 나머지 계산이 어긋나지 않는 이유가 여기 있습니다.
잔액은 둘의 차이입니다. 먼저 낸 돈 - 부담할 몫.
잔액이 양수면 받을 돈이 있다는 뜻이고, 음수면 낼 돈이 있다는 뜻입니다.
모든 잔액의 합은 언제나 정확히 0이어야 합니다. 확인할 것은 이것 하나뿐입니다. 0이 아니라면 어느 줄인가 잘못 입력된 것이고, 그 상태로 더 나아가봐야 소용이 없습니다.
거의 모두가 놓치는 단계: 송금
잔액을 안다고 해서 누가 누구에게 보내야 하는지까지 알 수 있는 건 아닙니다. 흔히 하는 방식은 한 사람에게 다 몰아주는 건데, 그러면 송금 횟수와 수수료만 늘어납니다.
원칙은 하나입니다. 가장 많이 낼 사람이 가장 많이 받을 사람에게 보내고, 둘 중 작은 쪽을 먼저 0으로 만든 다음, 남은 금액으로 같은 과정을 반복합니다.
네 사람의 잔액을 다시 봅시다. 레아 +357,56, 샘 -38,04, 노에 -146,74, 켄자 -172,78.
- 켄자(가장 많이 내야 하는 사람)가 레아에게 172,78 €를 보냅니다. 켄자는 0이 되고 레아는 +184,78이 됩니다.
- 노에가 레아에게 146,74 €를 보냅니다. 노에는 0이 되고 레아는 +38,04가 됩니다.
- 샘이 레아에게 38,04 €를 보냅니다. 모두 0이 됩니다.
네 사람에 송금 세 번입니다. 이 원칙을 적용하면 이보다 줄일 수는 없습니다. 최악의 경우에도 참여 인원보다 한 번 적은 송금으로 끝납니다. 이보다 많은 송금을 제안하는 정산표는 모두의 시간과 돈을 낭비하는 셈입니다.
스프레드시트가 무너지는 세 가지 순간
계산에서 무너지는 일은 없습니다. 무너지는 건 늘 쓰임새 쪽이고, 지점도 항상 같습니다.
서서 입력해야 할 때. 이게 진짜 한계이고, 모든 걸 좌우합니다. 마트에서 나오면서 한 손이 짐으로 막힌 채 휴대폰으로 스프레드시트를 열고, 해당 줄을 찾고, 맞는 칸에 금액을 입력하는 사람은 없습니다. 그래서 저녁에 적기로 미루고, 그래서 잊어버리고, 그래서 표가 틀리게 됩니다. 그런데 틀린 표는 표가 아예 없는 것보다 나쁩니다. 사람들이 그걸 믿기 때문입니다.
주인이 한 명뿐이라는 것. 파일은 만든 사람의 것입니다. 그 사람이 재촉하고, 고치고, 다시 계산합니다. 원한 적도 없는데 그룹의 회계 담당이 되어버립니다. 여섯 주쯤 지나면 지치고, 그러면 표는 죽습니다.
똑같이 나누지 않는 경우. 위의 양식은 똑같이 나누거나 아예 나누지 않는 동안에만 버팁니다. 소득이나 면적, 숙박 일수에 비례해 나눠야 하는 지출이 하나라도 생기면 1과 0으로 된 열로는 부족해지고, 한 달 뒤에는 아무도 이해하지 못하는 계수 시트가 하나 더 필요해집니다.
언제까지 스프레드시트를 쓰고, 언제 벗어날까
두세 명이고, 기간이 짧고, 지출 건수가 적고, 모두가 이미 스프레드시트를 쓰고 있다면 그대로 쓰세요. 이런 경우라면 앱이 공유 시트보다 나을 게 없습니다.
이 네 가지 조건 중 하나라도 깨지면 벗어날 때입니다. 실제로는 장기간 이어지는 셰어하우스, 네 명이 넘는 여행, 여러 달에 걸친 공동 경비가 여기 해당합니다.
바로 그 지점에서 Kotisso가 이어받습니다. 지출은 휴대폰으로 10초면 기록되고, 각자 자기 잔액을 물어보지 않고도 확인할 수 있으며, 매달 반복되는 지출은 한 번만 입력하면 됩니다. 가장 적은 횟수의 정산 계획도 자동으로 계산됩니다. 그룹 잔액의 합은 언제나 0이고, 그건 직접 확인할 수 있습니다. 정산 내역을 스프레드시트로 내보내면 위에서 본 것과 똑같이 사람별 열이 들어 있습니다.
정산과 관련된 기능은 모두 무료이고, 연결해야 할 은행 계좌도 없습니다.
자주 묻는 질문
어떤 스프레드시트를 쓰면 될까요? 그룹이 이미 쓰고 있는 것을 쓰세요. 구글 스프레드시트는 링크 하나로 공유되고 여러 명이 동시에 수정할 수 있어서, 주인이 한 명뿐이라는 문제를 어느 정도 덜어줍니다. 엑셀이나 리브레오피스도 파일이 공유 공간에 있다면 괜찮습니다.
두 사람이 나눠 결제한 지출은 어떻게 하나요? 결제한 사람마다 한 줄씩, 각자 실제로 낸 금액으로 두 줄을 만드세요. 결제한 사람 열에 이름 두 개를 넣고 한 줄로 처리하면 수식이 깨집니다.
중간에 누가 먼저 갚으면요? 상환 줄을 추가하세요. 받는 쪽 금액을 음수로 적거나, 더 간단하게는 「송금」 시트를 따로 만들어 그 결과를 잔액에서 빼면 됩니다. 일반 지출처럼 적으면 안 됩니다. 그러면 전원이 나눠 부담하는 것이 되어버립니다.
반올림해야 하나요? 아니요. 센트 단위를 그대로 두고 수식이 처리하게 하세요. 세 사람이 10 €를 나누면 3,34와 3,33 두 번이 되고, 정확히 떨어지는 배분은 이것뿐입니다. 각자 3,33으로 반올림하면 1센트가 사라지고, 0으로 떨어지지 않는 표는 나머지 전부를 의심하게 만듭니다.