Dela utgifter i ett kalkylark: mallen som fungerar
Ett kalkylark racker for att dela utgifter, forutsatt att du vet vilka kolumner du ska skapa. Har ar hela mallen, saldoformeln och exakt var det till slut sprakar.
5 min läsning
Innan du letar efter en app är den riktiga frågan: räcker inte ett kalkylark? Ofta gör det det. En helg med fyra personer, en gemensam present, två månaders kollektivboende: ett delat blad gör jobbet, gratis, utan att någon behöver registrera sig någonstans.
Men det måste byggas rätt. De flesta ihopkomna utgiftsblad misslyckas av samma skäl: de listar utgifterna utan att någonsin säga vem som står för dem, och då går det inte att få fram ett saldo. Här är mallen som fungerar, och exakt var den ger upp.
De fyra kolumner som räcker
Ett enda blad, en rad per utgift och fyra obligatoriska kolumner:
| Datum | Vad | Belopp | Vem betalade |
|---|---|---|---|
| 12/07 | Mat på ICA | 84,30 | Léa |
| 12/07 | Bensin | 62,00 | Sam |
| 13/07 | Hyra av stugan | 420,00 | Léa |
Det är minimum, och många blad stannar där. Det är felet: du vet vad som har betalats, men inte vad var och en är skyldig.
Det saknas en kolumn per deltagare, som säger om utgiften berör personen. En enkel 1:a eller 0:a räcker när alla delar lika:
| Datum | Vad | Belopp | Vem betalade | Léa | Sam | Noé | Kenza |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12/07 | Mat | 84,30 | Léa | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 12/07 | Bensin | 62,00 | Sam | 1 | 1 | 1 | 0 |
| 13/07 | Stugan | 420,00 | Léa | 1 | 1 | 1 | 1 |
Kenza kom med tåg: hon delar inte på bensinen. Utan den kolumnen hade hon betalat den ändå, och ingen hade märkt det förrän resan var slut.
Saldoformeln
En persons saldo läses alltid på samma sätt: det hen har lagt ut, minus det hen själv ska stå för. Två formler, en per halva.
Det Léa har lagt ut, om betalarna står i kolumn D och beloppen i kolumn C:
=SUMMA.OM(D:D; "Léa"; C:C)
Det hon själv ska stå för, om hennes deltagarkolumn är E och rad 2 är den första:
=PRODUKTSUMMA(E2:E100 * C2:C100 / (E2:E100 + F2:F100 + G2:G100 + H2:H100))
Den andra förtjänar en förklarande mening: för varje rad delas beloppet med antalet deltagare på just den raden, och det räknas bara om personen finns med. Det är det som gör att Kenza slipper bensinen utan att resten av bladet spricker.
Saldot är sedan skillnaden mellan de två: utlagt - egen andel.
Ett positivt saldo betyder att du har pengar att få. Ett negativt, att du är skyldig.
Summan av alla saldon ska alltid bli exakt noll. Det är den enda kontroll som betyder något: om den inte går jämnt ut är någon rad felinmatad, och det är meningslöst att gå vidare.
Steget som nästan alla missar: överföringarna
Att känna till saldona säger fortfarande inte vem som ska föra över till vem. Den naiva metoden är att låta alla gå via samma person, vilket mångdubblar antalet överföringar och avgifterna.
Rätt reflex ryms i en regel: den som är mest skyldig betalar till den som har mest att få, den minsta av de två nollas ut, och så börjar du om med det som är kvar.
Ta de fyra saldona igen: Léa +357,56, Sam -38,04, Noé -146,74, Kenza -172,78.
- Kenza (mest skyldig) för över 172,78 € till Léa. Kenza är på noll, Léa faller till +184,78.
- Noé för över 146,74 € till Léa. Noé är på noll, Léa faller till +38,04.
- Sam för över 38,04 € till Léa. Alla är på noll.
Tre överföringar för fyra personer. Det är det mesta man kan nå med den regeln: som mest en överföring färre än antalet deltagare. Ett blad som föreslår fler kostar alla både tid och pengar.
De tre lägen där kalkylarket ger upp
Det ger aldrig upp på räknandet. Det ger upp på användningen, och alltid på samma ställen.
Inmatningen stående upp. Det är den verkliga gränsen, och den avgör allt. Att öppna ett kalkylark i mobilen, hitta rätt rad, knappa in ett belopp i rätt cell, med en hand upptagen, på väg ut från en mataffär: ingen gör det. Alltså antecknar man på kvällen, alltså glömmer man, alltså blir bladet fel, och ett felaktigt blad är värre än inget blad alls, eftersom man litar på det.
Den enda ägaren. Filen tillhör den som skapade den. Det är hen som påminner, rättar och räknar om, och hen blir gruppens bokhållare utan att ha bett om det. Efter sex veckor tröttnar hen, och bladet dör.
Andelar som inte är lika. Mallen ovan håller så länge ni delar lika eller inte alls. Så fort en utgift ska fördelas efter inkomst, kvadratmeter eller antal nätter räcker inte kolumnerna med 1 och 0, och då behövs ett andra blad med koefficienter som ingen begriper en månad senare.
När du ska stanna i kalkylarket, och när du ska lämna det
Stanna kvar om gruppen är två eller tre personer, om perioden är kort, om utgifterna är få och om alla redan använder verktyget. Då tillför en app ingenting som en delad flik inte redan gör.
Lämna det så fort ett av de fyra villkoren faller. I praktiken: ett kollektivboende som pågår, en resa med fler än fyra, eller utgiftsdelning som löper över flera månader.
Det är precis där Kotisso tar vid. En utgift skrivs in på tio sekunder från mobilen, alla ser sitt saldo utan att behöva fråga, utgifter som återkommer varje månad matas in en gång, och den kortaste återbetalningsplanen räknas ut av sig själv. Summan av en grupps saldon blir alltid noll, och det går att kontrollera: uppgörelsen exporteras till kalkylark, med en kolumn per person, precis som ovan.
Allt som rör själva uppgörelsen är gratis, och det finns inget bankkonto att koppla in.
Vanliga frågor
Vilket kalkylprogram ska jag välja? Det gruppen redan använder. Google Kalkylark har fördelen att kunna delas med en länk och redigeras av flera samtidigt, vilket löser en del av problemet med den enda ägaren. Excel och LibreOffice fungerar om filen ligger på en delad yta.
Hur hanterar jag en utgift som två personer betalade? Skapa två rader, en per betalare, med det belopp var och en faktiskt lade ut. En enda rad med två namn i betalarkolumnen förstör formeln.
Och om någon betalar tillbaka under resans gång? Lägg till en återbetalningsrad: beloppet som negativt tal hos den som tar emot, eller ännu enklare ett separat blad för överföringar som du drar av från saldona. Skriv inte in det som en vanlig utgift, för då skulle det delas mellan alla.
Ska jag avrunda? Nej. Behåll ören och låt formeln bära dem: tre personer som delar på 10 € ger 3,34 och två gånger 3,33, och det är den enda fördelning som går jämnt ut. Att avrunda till 3,33 var gör att ett öre försvinner, och ett blad som inte landar på noll får en att tvivla på allt det andra.