Ausgaben teilen im Tabellenblatt: die Vorlage, die funktioniert
Ein Tabellenblatt reicht zum Teilen von Ausgaben, wenn du weißt, welche Spalten du brauchst. Hier ist die komplette Vorlage, die Formel für die Salden und die Stelle, an der sie irgendwann nachgibt.
6 Min. Lesezeit
Bevor du nach einer App suchst, lautet die eigentliche Frage: würde nicht auch ein Tabellenblatt reichen? Oft schon. Ein Wochenende zu viert, ein gemeinsames Geschenk, zwei Monate WG: eine geteilte Tabelle erledigt das, kostenlos, ohne dass sich jemand irgendwo anmelden muss.
Man muss sie nur richtig aufbauen. Die meisten improvisierten Tabellen zum Teilen von Ausgaben scheitern aus demselben Grund: sie listen die Ausgaben auf, ohne je zu sagen, wer sie trägt, und daraus lässt sich kein Saldo ableiten. Hier ist die Vorlage, die funktioniert, und die Stelle, an der sie genau nachgibt.
Die vier Spalten, die reichen
Ein einziges Blatt, eine Zeile pro Ausgabe und vier Pflichtspalten:
| Datum | Zweck | Betrag | Wer bezahlt hat |
|---|---|---|---|
| 12.07. | Supermarkteinkauf | 84,30 | Lea |
| 12.07. | Benzin | 62,00 | Sam |
| 13.07. | Miete Ferienhaus | 420,00 | Lea |
Das ist das Minimum, und viele Tabellen hören genau hier auf. Das ist der Fehler: man weiß, was bezahlt wurde, aber nicht, was jede Person schuldet.
Es fehlt eine Spalte pro Person, die sagt, ob die Ausgabe sie betrifft. Eine einfache 1 oder 0 reicht, solange alle zu gleichen Teilen zahlen:
| Datum | Zweck | Betrag | Wer bezahlt hat | Lea | Sam | Noah | Kenza |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12.07. | Einkauf | 84,30 | Lea | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 12.07. | Benzin | 62,00 | Sam | 1 | 1 | 1 | 0 |
| 13.07. | Ferienhaus | 420,00 | Lea | 1 | 1 | 1 | 1 |
Kenza ist mit dem Zug gekommen: sie teilt sich das Benzin nicht. Ohne diese Spalte würde sie trotzdem dafür zahlen, und niemandem würde es vor dem Ende der Reise auffallen.
Die Formel für die Salden
Der Saldo einer Person liest sich immer gleich: was sie ausgelegt hat, minus dem, was auf sie entfällt. Zwei Formeln, eine pro Hälfte.
Was Lea ausgelegt hat, wenn die Zahlenden in Spalte D und die Beträge in Spalte C stehen:
=SUMMEWENN(D:D; "Lea"; C:C)
Was auf sie entfällt, wenn ihre Beteiligungsspalte die Spalte E ist und Zeile 2 die erste ist:
=SUMMENPRODUKT(E2:E100 * C2:C100 / (E2:E100 + F2:F100 + G2:G100 + H2:H100))
Die zweite Formel braucht einen Satz Erklärung: für jede Zeile wird der Betrag durch die Anzahl der Beteiligten dieser Zeile geteilt, und er zählt nur, wenn die Person dazugehört. Genau das erlaubt es Kenza, das Benzin nicht mitzuzahlen, ohne den Rest der Tabelle zu zerschießen.
Der Saldo ist dann die Differenz aus beidem: ausgelegt - entfällt auf mich.
Ein positiver Saldo heißt, dass dir Geld zusteht. Ein negativer, dass du welches schuldest.
Die Summe aller Salden muss immer exakt null ergeben. Das ist die einzige Prüfung, die zählt: wenn sie nicht aufgeht, wurde eine Zeile falsch erfasst, und alles Weitere ist sinnlos.
Der Schritt, den fast alle vergeigen: die Überweisungen
Die Salden zu kennen sagt noch nicht, wer wem überweist. Die naive Methode schickt alle über dieselbe Person, was die Zahl der Überweisungen und die Gebühren vervielfacht.
Die richtige Vorgehensweise passt in eine Regel: der größte Schuldner zahlt an den größten Gläubiger, der kleinere der beiden Beträge wird ausgeglichen, und mit dem Rest fängt man von vorn an.
Nehmen wir die vier Salden: Lea +357,56, Sam -38,04, Noah -146,74, Kenza -172,78.
- Kenza (die größte Schuldnerin) überweist Lea 172,78 €. Kenza steht bei null, Lea fällt auf +184,78.
- Noah überweist Lea 146,74 €. Noah steht bei null, Lea fällt auf +38,04.
- Sam überweist Lea 38,04 €. Alle stehen bei null.
Drei Überweisungen für vier Personen. Mehr braucht es mit dieser Regel nie: im schlimmsten Fall eine Überweisung weniger, als es Beteiligte gibt. Eine Tabelle, die mehr vorschlägt, kostet alle Zeit und Geld.
Die drei Momente, in denen das Tabellenblatt aufgibt
Beim Rechnen gibt es nie auf. Es gibt beim Benutzen auf, und immer an denselben Stellen.
Das Eintippen im Stehen. Das ist die eigentliche Grenze, und sie entscheidet alles. Eine Tabelle auf dem Handy öffnen, die richtige Zeile finden, einen Betrag in die richtige Zelle tippen, eine Hand voll, direkt vor dem Supermarkt: das macht niemand. Also trägt man abends nach, also vergisst man es, also wird die Tabelle falsch, und eine falsche Tabelle ist schlimmer als gar keine, weil man ihr vertraut.
Der eine Besitzer. Die Datei gehört dem, der sie angelegt hat. Er ist es, der nachhakt, korrigiert und neu rechnet, und er wird zum Buchhalter der Gruppe, ohne je danach gefragt zu haben. Nach sechs Wochen hat er keine Lust mehr, und die Tabelle stirbt.
Anteile, die nicht gleich sind. Die Vorlage oben trägt, solange zu gleichen Teilen oder gar nicht geteilt wird. Sobald sich eine Ausgabe nach Einkommen, Zimmergröße oder Übernachtungen aufteilt, reichen die Spalten mit 1 und 0 nicht mehr, und es braucht ein zweites Blatt mit Faktoren, das einen Monat später niemand mehr versteht.
Wann du beim Tabellenblatt bleibst, und wann du es verlässt
Bleib dabei, wenn die Gruppe aus zwei oder drei Personen besteht, der Zeitraum kurz ist, es wenige Ausgaben gibt und alle ohnehin damit arbeiten. Dann bringt eine App nichts, was ein geteiltes Tabellenblatt nicht auch kann.
Verlass es, sobald eine dieser vier Bedingungen wegfällt. Konkret: eine WG, die länger läuft, eine Reise mit mehr als vier Leuten, oder eine Kostenteilung, die sich über Monate zieht.
Genau da übernimmt Kotisso. Eine Ausgabe ist in zehn Sekunden vom Handy aus erfasst, jede Person sieht ihren Saldo, ohne fragen zu müssen, wiederkehrende monatliche Ausgaben werden einmal angelegt, und der kürzeste Ausgleichsplan rechnet sich von selbst. Die Summe der Salden einer Gruppe ergibt immer null, und das ist überprüfbar: die Abrechnung lässt sich als Tabelle exportieren, mit einer Spalte pro Person, genau wie oben.
Alles rund um die Abrechnung ist kostenlos, und es muss kein Bankkonto verbunden werden.
Häufige Fragen
Welches Tabellenprogramm nehme ich? Das, mit dem die Gruppe ohnehin arbeitet. Google Sheets hat den Vorteil, dass es sich per Link teilen und von mehreren gleichzeitig bearbeiten lässt, was einen Teil des Problems mit dem einen Besitzer löst. Excel und LibreOffice gehen auch, wenn die Datei in einem geteilten Ordner liegt.
Wie erfasse ich eine Ausgabe, die zwei Leute bezahlt haben? Leg zwei Zeilen an, eine pro zahlender Person, mit dem Betrag, den jede tatsächlich ausgelegt hat. Eine einzige Zeile mit zwei Namen in der Spalte des Zahlenden zerschießt die Formel.
Und wenn jemand zwischendurch etwas zurückzahlt? Füge eine Rückzahlungszeile hinzu: den Betrag negativ auf der Seite dessen, der ihn bekommt, oder einfacher ein separates Blatt „Überweisungen", dessen Ergebnis du von den Salden abziehst. Erfasse das nicht als normale Ausgabe, sonst wird es auf alle verteilt.
Soll ich runden? Nein. Behalte die Cent und lass sie von der Formel tragen: drei Personen, die sich 10 € teilen, ergeben 3,34 und zweimal 3,33, und das ist die einzige Aufteilung, die aufgeht. Auf 3,33 pro Person zu runden lässt einen Cent verschwinden, und eine Tabelle, die nicht auf null kommt, lässt an allem anderen zweifeln.