用表格分摊费用：真正好用的模板
分摊费用，一张表格就够，前提是知道该建哪几列。这里给出完整模板、余额公式，以及它最终失效的具体位置。
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在找应用之前，真正该问的是：一张表格是不是就够了？多数时候，够了。四个人的周末出行、一份合送的礼物、两个月的合租：一张共享表格就能搞定，不花钱，也不用谁去哪里注册账号。
前提是把它建对。大多数临时拼凑的费用分摊表都栽在同一个地方：只记了花掉的钱，却从来没说清这笔钱该谁承担，于是根本算不出余额。下面是真正好用的模板，以及它失效的确切位置。
四列就够了
一张表，一笔开销一行，四个必填列：
| 日期 | 项目 | 金额 | 谁付的 |
|---|---|---|---|
| 12/07 | 超市采购 | 84,30 | 莉亚 |
| 12/07 | 汽油 | 62,00 | 山姆 |
| 13/07 | 民宿租金 | 420,00 | 莉亚 |
这是最低配置，很多表格就停在这里。这正是问题所在：知道钱花在哪了，却不知道每个人该出多少。
还缺每人一列，用来标明这笔开销跟他有没有关系。如果大家均摊，填 1 或 0 就够了：
| 日期 | 项目 | 金额 | 谁付的 | 莉亚 | 山姆 | 诺埃 | 肯扎 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12/07 | 采购 | 84,30 | 莉亚 | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 12/07 | 汽油 | 62,00 | 山姆 | 1 | 1 | 1 | 0 |
| 13/07 | 民宿 | 420,00 | 莉亚 | 1 | 1 | 1 | 1 |
肯扎是坐火车来的：油钱不算她的。没有这一列，她照样会被摊上，而且直到行程结束都不会有人发现。
余额公式
一个人的余额，算法永远一样：他垫付的钱，减去该他承担的钱。两个公式，各管一半。
莉亚垫付了多少（假设付款人在 D 列，金额在 C 列）：
=SUMIF(D:D; "莉亚"; C:C)
该她承担多少（假设她的参与列是 E 列，第一行数据在第 2 行）：
=SUMPRODUCT(E2:E100 * C2:C100 / (E2:E100 + F2:F100 + G2:G100 + H2:H100))
第二个公式值得解释一句：对每一行，用金额除以这一行的参与人数，并且只在此人参与时才计入。正是这一点让肯扎不必分摊油钱，同时表格其余部分照常成立。
余额就是两者之差：垫付 - 该承担。
余额为正，说明别人欠您钱。余额为负，说明您欠别人钱。
所有余额相加，必须正好等于零。 这是唯一值得做的检查：如果对不上，说明有一行录错了，再往下算没有意义。
几乎人人都漏掉的一步：转账
知道了余额，还不知道谁转给谁。最省事的做法是让所有人都通过同一个人中转，结果是转账次数和手续费都翻倍。
正确的做法只有一条规则：让欠得最多的人付给被欠得最多的人，把两者中较小的一笔结清，然后拿剩下的继续。
回到那四个余额：莉亚 +357,56，山姆 -38,04，诺埃 -146,74，肯扎 -172,78。
- 肯扎（欠得最多）转 172,78 € 给莉亚。肯扎归零，莉亚降到 +184,78。
- 诺埃转 146,74 € 给莉亚。诺埃归零，莉亚降到 +38,04。
- 山姆转 38,04 € 给莉亚。所有人归零。
四个人，三笔转账。这是按这条规则能达到的上限：最多比参与人数少一笔。一张表格如果算出更多笔，就是在浪费所有人的时间和钱。
表格撑不住的三种情况
它从来不是算不动。它是被使用方式压垮的，而且总是同样那几处。
站着录入。 这是真正的极限，也决定了一切。在手机上打开一张表格，找到对的那一行，把金额敲进对的那个格子，一只手还占着，人刚走出超市：没人会这么做。于是改成晚上再记，于是忘了，于是表格变成错的，而一张错的表格比没有表格更糟，因为大家还信它。
只有一个主人。 文件属于建它的那个人。是他在催、在改、在重算，他没主动要求，却成了这个群体的会计。六个星期之后，他厌了，表格也就死了。
份额不均等。 上面这套模板成立的前提，是要么均摊，要么完全不参与。一旦某笔开销要按收入、按面积或按住的晚数按比例分，1 和 0 的列就不够用了，得再建一张系数表，而一个月后没人看得懂它。
什么时候留在表格里，什么时候该离开
如果群里只有两三个人，时间跨度短，开销笔数不多，而且大家本来就在用表格，那就留着。这种情况下，应用能给的，一个共享标签页也能给。
一旦这四个条件中有一个不成立，就该离开了。具体来说：长期合租、四人以上的旅行，或者持续好几个月的费用分摊。
这正是 Kotisso 接手的时刻。一笔开销在手机上十秒就能记下，每个人不用开口问就能看到自己的余额，每月重复的开销只需录入一次，最短的还款方案会自动算出来。一个群组的余额总和永远是零，而且可以核对：账目能导出成表格，每人一列，跟上面完全一样。
所有跟记账相关的功能都是免费的，也不需要绑定任何银行账户。
常见问题
该选哪个表格工具？ 群里已经在用的那个。Google Sheets 的好处是发个链接就能共享，还能多人同时编辑，这在一定程度上解决了「只有一个主人」的问题。Excel 和 LibreOffice 也可以，前提是文件放在共享空间里。
两个人一起付的开销怎么记？ 建两行，一人一行，各自填实际垫付的金额。在付款人那一列里写两个名字、只记一行，会让公式失效。
中途有人还了钱怎么办？ 加一行还款记录：收款方那边记负数金额，或者更简单，单独建一张「转账」表，再把它的结果从余额里减掉。不要把它当成普通开销来记，否则它会被所有人分摊掉。
要不要四舍五入？ 不要。保留分位，交给公式去承担：三个人分 10 €，结果是 3,34 和两个 3,33，这是唯一能对得上的分法。各算 3,33 会凭空少掉一分钱，而一张不归零的表格会让人怀疑其余的一切。