स्प्रेडशीट में खर्च का बंटवारा: वह टेम्पलेट जो काम करता है

वह हिस्सा जो लगभग हर कोई चूक जाता है: पैसे का लेन-देन

बैलेंस जान लेने से यह पता नहीं चलता कि किसे किसको भेजना है। सीधा-सादा तरीक़ा यह होता है कि सब एक ही व्यक्ति के ज़रिए हिसाब निपटाएँ, जिससे ट्रांसफ़र और उन पर लगने वाले शुल्क, दोनों बढ़ जाते हैं।

सही तरीक़ा एक ही नियम में समा जाता है: सबसे बड़े देनदार से सबसे बड़े लेनदार को भिजवाइए, दोनों में से छोटी रक़म वाला निपट जाता है, और जो बचा उससे यही दोहराइए।

फिर से वही चार बैलेंस लीजिए: लिया +357,56, सैम -38,04, नोए -146,74, केंज़ा -172,78।

1. केंज़ा (सबसे बड़ी देनदार) लिया को 172,78 € भेजती है। केंज़ा शून्य पर आ जाती है, लिया गिरकर +184,78 पर आ जाती है।
2. नोए लिया को 146,74 € भेजता है। नोए शून्य पर आ जाता है, लिया गिरकर +38,04 पर आ जाती है।
3. सैम लिया को 38,04 € भेजता है। सब शून्य पर आ जाते हैं।

चार लोगों के लिए तीन ट्रांसफ़र। इस नियम को लगाने पर इससे ज़्यादा नहीं होते: ज़्यादा से ज़्यादा हिस्सेदारों की संख्या से एक कम ट्रांसफ़र। जो शीट इससे ज़्यादा बताए, वह सबका समय और पैसा दोनों बरबाद करती है।

वे तीन मौके जब स्प्रेडशीट साथ छोड़ देती है

हिसाब में वह कभी साथ नहीं छोड़ती। वह इस्तेमाल में छोड़ती है, और हमेशा उन्हीं जगहों पर।

खड़े-खड़े एंट्री करना। असली सीमा यही है, और सब कुछ इसी पर टिका है। फ़ोन पर स्प्रेडशीट खोलना, सही पंक्ति ढूँढना, सही सेल में रक़म टाइप करना, वह भी एक हाथ भरा हुआ हो और आप सुपरमार्केट से निकल रहे हों: यह कोई नहीं करता। तो लोग शाम को लिखते हैं, फिर भूल जाते हैं, फिर शीट ग़लत हो जाती है, और ग़लत शीट का न होना ही बेहतर है, क्योंकि उस पर भरोसा किया जाता है।

अकेला मालिक। फ़ाइल उसी की होती है जिसने उसे बनाया। वही याद दिलाता है, वही सुधारता है, वही दोबारा जोड़ता है, और बिना माँगे ही ग्रुप का हिसाब-किताब देखने वाला बन जाता है। छह हफ़्ते बाद वह ऊब जाता है, और शीट दम तोड़ देती है।

हिस्से जो बराबर नहीं हैं। ऊपर वाला टेम्पलेट तब तक टिकता है जब तक बँटवारा या तो बराबर हो, या हो ही नहीं। जैसे ही कोई खर्च आमदनी, कमरे के क्षेत्रफल या ठहरने की रातों के अनुपात में बँटने लगता है, 1 और 0 वाले कॉलम काफ़ी नहीं रहते, और गुणांकों की एक दूसरी शीट बनानी पड़ती है जिसे एक महीने बाद कोई नहीं समझ पाता।

स्प्रेडशीट पर कब बने रहें, और कब उससे बाहर निकलें

बने रहिए अगर ग्रुप में दो या तीन लोग हैं, अवधि छोटी है, खर्च गिने-चुने हैं और सब पहले से ही इसे इस्तेमाल करते हैं। ऐसे में ऐप वह कुछ भी नहीं देता जो एक शेयर की हुई शीट न दे दे।

इनमें से एक भी शर्त टूटते ही बाहर निकल आइए। व्यवहार में इसका मतलब है: लंबी चलने वाली शेयरिंग, चार से ज़्यादा लोगों की यात्रा, या महीनों तक खिंचने वाला खर्च का बँटवारा।

ठीक यहीं से Kotisso कमान संभाल लेता है। कोई खर्च फ़ोन से दस सेकंड में दर्ज हो जाता है, हर कोई पूछे बिना अपना बैलेंस देख लेता है, हर महीने लौटकर आने वाले खर्च एक बार दर्ज करने होते हैं, और पैसे लौटाने का सबसे छोटा रास्ता अपने आप निकल आता है। किसी ग्रुप के बैलेंस का जोड़ हमेशा शून्य रहता है, और इसे जाँचा जा सकता है: पूरा हिसाब स्प्रेडशीट में एक्सपोर्ट हो जाता है, हर व्यक्ति के लिए एक कॉलम के साथ, ठीक ऊपर की तरह।

हिसाब से जुड़ी हर चीज़ मुफ़्त है, और कोई बैंक खाता जोड़ने की ज़रूरत नहीं है।

अक्सर पूछे जाने वाले सवाल

कौन-सी स्प्रेडशीट चुनें? वही जो ग्रुप पहले से इस्तेमाल करता है। Google Sheets का फ़ायदा यह है कि इसे एक लिंक से शेयर किया जा सकता है और कई लोग एक साथ इसमें बदलाव कर सकते हैं, जिससे अकेले मालिक वाली समस्या कुछ हद तक हल हो जाती है। Excel और LibreOffice तब ठीक हैं जब फ़ाइल किसी साझा जगह पर रहती हो।

दो लोगों ने मिलकर चुकाया हो तो क्या करें? दो पंक्तियाँ बनाइए, हर चुकाने वाले के लिए एक, और उसमें वही रक़म लिखिए जो उसने सचमुच चुकाई। चुकाने वाले के कॉलम में दो नाम डालकर एक ही पंक्ति बनाने से फ़ॉर्मूला टूट जाता है।

और अगर कोई बीच में ही पैसे लौटा दे? एक लौटाने वाली पंक्ति जोड़िए: पाने वाले की तरफ़ रक़म ऋणात्मक में, या इससे भी आसान, एक अलग शीट « ट्रांसफ़र » बनाइए और उसका नतीजा बैलेंस में से घटा दीजिए। इसे आम खर्च की तरह मत लिखिए, वरना यह सबके बीच बँट जाएगा।

क्या रक़म को पूर्णांक में बदलना चाहिए? नहीं। सेंट रहने दीजिए और फ़ॉर्मूले को उन्हें सँभालने दीजिए: 10 € तीन लोगों में बँटें तो 3,34 और दो बार 3,33 बनते हैं, और यही एक बँटवारा है जो ठीक बैठता है। हर एक को 3,33 करने पर एक सेंट ग़ायब हो जाता है, और जो शीट शून्य पर नहीं आती वह बाक़ी सब पर भी शक पैदा कर देती है।