表計算ソフトで割り勘管理：うまくいくテンプレート
割り勘の管理は表計算ソフトでも十分できます。どの列を作るかさえ分かっていれば。ここではテンプレート一式と残高の計算式、そして表計算ソフトが行き詰まる具体的な場所を紹介します。
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アプリを探す前に、本当に考えるべきなのは「表計算ソフトで足りないのか」ということです。多くの場合、足ります。4人で行く週末旅行、連名のプレゼント、2か月だけのルームシェアなら、共有スプレッドシート1枚で事足ります。無料ですし、誰かをどこかに登録させる必要もありません。
ただし、正しく作る必要があります。その場しのぎで作られた割り勘の表がうまくいかない理由は、たいてい同じです。支出を並べるだけで、それを誰が負担するのかを書いていないため、残高が出せないのです。ここでは、うまくいくテンプレートと、それが行き詰まる正確な場所を紹介します。
必要なのは4つの列だけ
シートは1枚、支出1件につき1行、そして必須の列は4つです。
| 日付 | 内容 | 金額 | 支払った人 |
|---|---|---|---|
| 7/12 | スーパーでの買い物 | 84,30 | レア |
| 7/12 | ガソリン代 | 62,00 | サム |
| 7/13 | 貸別荘の宿泊費 | 420,00 | レア |
これが最低限で、多くの表はここで止まっています。それが失敗のもとです。何にいくら払ったかは分かりますが、誰がいくら負担すべきかは分かりません。
足りないのは、その支出が自分に関係するかどうかを示す、参加者ごとの列です。全員で均等に割る場合は、1か0を入れるだけで十分です。
| 日付 | 内容 | 金額 | 支払った人 | レア | サム | ノエ | ケンザ |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 7/12 | 買い物 | 84,30 | レア | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 7/12 | ガソリン代 | 62,00 | サム | 1 | 1 | 1 | 0 |
| 7/13 | 貸別荘 | 420,00 | レア | 1 | 1 | 1 | 1 |
ケンザは電車で来たので、ガソリン代は負担しません。この列がなければ、彼女もガソリン代を払うことになり、旅行が終わるまで誰も気づかないでしょう。
残高の計算式
一人ひとりの残高は、いつも同じ見方をします。立て替えた金額から、自分の負担分を引くだけです。計算式は、その半分ずつで2つ。
支払った人がD列、金額がC列にある場合、レアが立て替えた金額は次のようになります。
=SUMIF(D:D, "レア", C:C)
彼女の参加列がE列で、2行目が最初の行なら、負担分は次のとおりです。
=SUMPRODUCT(E2:E100 * C2:C100 / (E2:E100 + F2:F100 + G2:G100 + H2:H100))
2つ目は一言説明が要ります。各行について、金額をその行の参加人数で割り、その人が参加している場合だけ合計する、という式です。これがあるおかげで、ケンザはガソリン代を払わずに済み、表の他の部分も壊れません。
残高は、この2つの差です。立て替えた金額 - 負担分。
残高がプラスなら、あなたはお金を受け取る側。マイナスなら、払う側です。
全員の残高の合計は、必ずぴったりゼロになります。 確認すべきなのはこれだけです。ゼロにならないなら、どこかの行の入力が間違っているので、その先に進んでも意味がありません。
ほとんどの人がつまずくところ：送金
残高が分かっても、誰が誰に送金すればいいかまでは分かりません。よくあるやり方は、全員が同じ一人を経由するというもので、送金の回数も手数料も増えてしまいます。
正しいやり方は、一つのルールで済みます。いちばん多く払う側が、いちばん多く受け取る側に送る。少ないほうの金額でどちらかを精算し、残りで同じことを繰り返します。
さきほどの4人の残高で見てみましょう。レア +357,56、サム -38,04、ノエ -146,74、ケンザ -172,78。
- ケンザ（マイナスが最大）がレアに 172,78 ユーロ送金します。ケンザはゼロになり、レアは +184,78 に下がります。
- ノエがレアに 146,74 ユーロ送金します。ノエはゼロになり、レアは +38,04 に下がります。
- サムがレアに 38,04 ユーロ送金します。これで全員ゼロです。
4人で送金3回。このルールを使えば、これが上限です。最悪でも、参加人数より1回少ない送金で済みます。 これより多くの送金を提示してくる表は、全員の時間とお金を無駄にしています。
表計算ソフトが行き詰まる3つの場面
計算で行き詰まることはありません。行き詰まるのは使い方のほうで、しかも決まって同じ場所です。
立ったまま入力すること。 これが本当の限界であり、すべてを左右します。スマートフォンでスプレッドシートを開き、目的の行を探し、正しいセルに金額を打ち込む。しかも片手はふさがっていて、場所はスーパーの出口。そんなことをする人はいません。だから夜にまとめて書こうとして、忘れて、表が間違ったものになります。そして間違った表は、表がないより厄介です。みんなその表を信用してしまうからです。
持ち主が一人しかいないこと。 ファイルは作った人のものです。催促し、直し、計算し直すのもその人で、頼んだわけでもないのにグループの会計係になってしまいます。6週間もすれば嫌になり、表は死にます。
均等ではない分担。 上のテンプレートが成り立つのは、均等に割るか、まったく負担しないかのどちらかの場合だけです。収入や部屋の広さ、泊まった日数に応じて按分するとなると、1と0の列では足りなくなり、係数を並べた2枚目のシートが必要になります。そして1か月後には、誰もその中身を理解できなくなっています。
表計算ソフトを使い続ける場合と、卒業する場合
2〜3人のグループで、期間が短く、支出の件数も少なく、全員がすでに使い慣れているなら、そのまま使ってください。この条件なら、共有シート1枚でできること以上のものをアプリが提供することはありません。
この4つの条件のどれか一つでも崩れたら、卒業しましょう。実際には、長く続くルームシェア、5人以上の旅行、何か月にもわたる費用の分担、といった場面です。
まさにそこからKotissoの出番です。支出はスマートフォンから10秒で記録でき、各自が自分の残高を誰かに聞かなくても確認できます。毎月発生する支出は一度入力すれば済み、いちばん手数の少ない精算プランも自動で計算されます。グループの残高の合計は常にゼロで、しかもそれは検証できます。集計は表計算ファイルに書き出せて、参加者ごとの列も、上で説明したとおりの形で入っています。
集計に関する機能はすべて無料で、銀行口座を連携する必要もありません。
よくある質問
どの表計算ソフトを選べばいいですか。 グループがすでに使っているものです。Google スプレッドシートはリンク一つで共有でき、複数人が同時に編集できるので、持ち主が一人しかいない問題の一部は解消されます。ファイルを共有スペースに置くなら、Excel や LibreOffice でも問題ありません。
2人で払った支出はどう扱えばいいですか。 支払った人ごとに1行ずつ、計2行を作り、それぞれが実際に立て替えた金額を入れてください。支払った人の列に2人の名前を書いて1行にまとめると、計算式が壊れます。
途中で誰かが返金した場合は。 返金の行を追加します。受け取った側にマイナスの金額を入れるか、もっと簡単なのは「送金」という別シートを作り、その結果を残高から差し引く方法です。通常の支出として記録してはいけません。全員で分担されてしまいます。
端数は四捨五入すべきですか。 いいえ。セント単位まで残し、計算式にそのまま持たせてください。3人で 10 ユーロを分けると 3,34 が1人と 3,33 が2人になり、これがぴったり合う唯一の分け方です。全員 3,33 に丸めると1セント消えてしまい、ゼロにならない表は、ほかのすべても疑わしく見えてしまいます。