Dividere le spese con un foglio di calcolo: il modello che funziona
Un foglio di calcolo basta per dividere le spese, a patto di sapere quali colonne creare. Ecco il modello completo, la formula dei saldi e il punto preciso in cui finisce per cedere.
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Prima di cercare un'applicazione, la vera domanda è: non basterebbe un foglio di calcolo? Spesso sì. Un weekend in quattro, un regalo comune, due mesi di coabitazione: un foglio condiviso fa il suo lavoro, gratis, senza iscrivere nessuno da nessuna parte.
Bisogna però costruirlo bene. La maggior parte delle tabelle improvvisate per dividere le spese fallisce per lo stesso motivo: elencano le spese senza mai dire chi le sostiene, e diventa impossibile ricavarne un saldo. Ecco il modello che funziona, e il punto esatto in cui cede.
Le quattro colonne che bastano
Un solo foglio, una riga per spesa e quattro colonne obbligatorie:
| Data | Voce | Importo | Chi ha pagato |
|---|---|---|---|
| 12/07 | Spesa al supermercato | 84,30 | Lea |
| 12/07 | Benzina | 62,00 | Sam |
| 13/07 | Affitto della casa | 420,00 | Lea |
È il minimo, e molte tabelle si fermano qui. Ed è l'errore: si sa che cosa è stato pagato, non si sa quanto deve ciascuno.
Manca una colonna per partecipante, che dica se la spesa lo riguarda. Basta un semplice 1 o 0 quando tutti dividono in parti uguali:
| Data | Voce | Importo | Chi ha pagato | Lea | Sam | Noè | Kenza |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12/07 | Spesa | 84,30 | Lea | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 12/07 | Benzina | 62,00 | Sam | 1 | 1 | 1 | 0 |
| 13/07 | Casa | 420,00 | Lea | 1 | 1 | 1 | 1 |
Kenza è arrivata in treno: non divide la benzina. Senza quella colonna la pagherebbe lo stesso, e nessuno se ne accorgerebbe prima della fine del soggiorno.
La formula dei saldi
Il saldo di una persona si legge sempre allo stesso modo: quanto ha anticipato, meno quanto è a suo carico. Due formule, una per metà.
Quanto ha anticipato Lea, se chi paga è nella colonna D e gli importi nella colonna C:
=SOMMA.SE(D:D; "Lea"; C:C)
Quanto è a suo carico, se la sua colonna di partecipazione è la E e la riga 2 è la prima:
=MATR.SOMMA.PRODOTTO(E2:E100 * C2:C100 / (E2:E100 + F2:F100 + G2:G100 + H2:H100))
La seconda merita una frase di spiegazione: per ogni riga si divide l'importo per il numero di partecipanti di quella riga, e lo si conta solo se la persona ne fa parte. È ciò che permette a Kenza di non pagare la benzina senza rompere il resto della tabella.
Il saldo è poi la differenza tra le due: anticipato - a suo carico.
Un saldo positivo vuol dire che ti devono dei soldi. Un saldo negativo, che ne devi tu.
La somma di tutti i saldi deve sempre valere esattamente zero. È l'unica verifica che conta: se non torna, una riga è stata inserita male, ed è inutile andare avanti.
Il passaggio che quasi tutti sbagliano: i bonifici
Conoscere i saldi non dice ancora chi deve girare i soldi a chi. Il metodo ingenuo consiste nel far passare tutti dalla stessa persona, il che moltiplica i bonifici e le commissioni.
La mossa giusta sta in una regola: si fa pagare il debitore più grosso al creditore più grosso, si azzera il più piccolo dei due e si ricomincia con quello che resta.
Riprendiamo i quattro saldi: Lea +357,56, Sam -38,04, Noè -146,74, Kenza -172,78.
- Kenza (la più indebitata) gira 172,78 € a Lea. Kenza è a zero, Lea scende a +184,78.
- Noè gira 146,74 € a Lea. Noè è a zero, Lea scende a +38,04.
- Sam gira 38,04 € a Lea. Sono tutti a zero.
Tre bonifici per quattro persone. È il massimo ottenibile applicando questa regola: al peggio un bonifico in meno rispetto al numero di partecipanti. Una tabella che ne propone di più fa perdere tempo e soldi a tutti.
I tre momenti in cui il foglio di calcolo cede
Non cede mai sul calcolo. Cede sugli usi, e sempre negli stessi punti.
L'inserimento in piedi. È il limite vero, ed è quello che decide tutto. Aprire un foglio di calcolo sul telefono, trovare la riga giusta, digitare un importo nella cella giusta, con una mano occupata, all'uscita di un supermercato: nessuno lo fa. Quindi si annota la sera, quindi si dimentica, quindi la tabella diventa sbagliata, e una tabella sbagliata è peggio di nessuna tabella, perché ci si fida.
Il proprietario unico. Il file appartiene a chi l'ha creato. È lui che sollecita, che corregge, che ricalcola, e diventa il contabile del gruppo senza averlo chiesto. Dopo sei settimane si stanca, e la tabella muore.
Le quote che non sono uguali. Il modello qui sopra regge finché si divide in parti uguali o per niente. Appena una spesa si ripartisce in proporzione ai redditi, ai metri quadri o alle notti passate, le colonne di 1 e di 0 non bastano più, e serve un secondo foglio di coefficienti che un mese dopo non capisce più nessuno.
Quando restare al foglio di calcolo, e quando uscirne
Restaci se il gruppo è di due o tre persone, se il periodo è breve, se le spese sono poche e se tutti lo usano già. In quel caso un'applicazione non aggiunge nulla a quello che fa una scheda condivisa.
Escine appena una di queste quattro condizioni salta. In pratica: una coabitazione che dura, un viaggio in più di quattro, o una divisione delle spese che va avanti per mesi.
È esattamente il momento in cui Kotisso prende il cambio. Una spesa si annota in dieci secondi dal telefono, ognuno vede il proprio saldo senza doverlo chiedere, le spese che tornano ogni mese si inseriscono una volta sola, e il piano di rimborso più breve si calcola da solo. La somma dei saldi di un gruppo vale sempre zero, ed è verificabile: il conteggio si esporta in foglio di calcolo, con una colonna per persona, esattamente come qui sopra.
Tutto quello che riguarda il conteggio è gratuito, e non c'è nessun conto bancario da collegare.
Domande frequenti
Quale foglio di calcolo scegliere? Quello che il gruppo usa già. Google Sheets ha il vantaggio di essere condivisibile con un link e modificabile da più persone insieme, il che risolve una parte del problema del proprietario unico. Excel e LibreOffice vanno bene se il file vive su uno spazio condiviso.
Come gestire una spesa pagata in due? Crea due righe, una per chi ha pagato, con l'importo realmente anticipato da ciascuno. Una sola riga con due nomi nella colonna di chi paga rompe la formula.
E se qualcuno rimborsa strada facendo? Aggiungi una riga di rimborso: l'importo in negativo dalla parte di chi riceve, oppure più semplicemente un foglio separato «bonifici» il cui risultato sottrai dai saldi. Non annotarlo come una spesa normale, altrimenti verrebbe diviso tra tutti.
Bisogna arrotondare? No. Tieni i centesimi e lascia che sia la formula a portarli: tre persone che dividono 10 € fanno 3,34 e due volte 3,33, ed è l'unica ripartizione che torna. Arrotondare a 3,33 ciascuno fa sparire un centesimo, e una tabella che non arriva a zero fa dubitare di tutto il resto.