Podział kosztów w arkuszu kalkulacyjnym: szablon, który działa
Arkusz kalkulacyjny wystarczy do dzielenia kosztów, pod warunkiem że wiesz, jakie kolumny utworzyć. Oto gotowy szablon, formuła na salda i dokładne miejsce, w którym arkusz w końcu przestaje wystarczać.
5 min czytania
Zanim zaczniesz szukać aplikacji, zadaj sobie właściwe pytanie: czy arkusz kalkulacyjny nie wystarczy? Często wystarczy. Weekend we czwórkę, wspólny prezent, dwa miesiące mieszkania razem: udostępniony arkusz załatwia sprawę, za darmo, bez zapisywania kogokolwiek gdziekolwiek.
Trzeba go tylko dobrze zbudować. Większość naprędce robionych tabelek do dzielenia kosztów zawodzi z tego samego powodu: wypisują wydatki, ale nigdy nie mówią, kto je ponosi, więc nie da się z nich wyliczyć salda. Oto szablon, który działa, i dokładne miejsce, w którym przestaje wystarczać.
Cztery kolumny, które wystarczą
Jeden arkusz, jeden wiersz na wydatek i cztery obowiązkowe kolumny:
| Data | Cel | Kwota | Kto zapłacił |
|---|---|---|---|
| 12/07 | Zakupy w supermarkecie | 84,30 | Lea |
| 12/07 | Paliwo | 62,00 | Sam |
| 13/07 | Wynajem domku | 420,00 | Lea |
To absolutne minimum i wiele tabelek na tym poprzestaje. To błąd: wiadomo, co zostało zapłacone, ale nie wiadomo, ile kto jest winien.
Brakuje jednej kolumny na każdego uczestnika, która mówi, czy dany wydatek go dotyczy. Zwykłe 1 albo 0 wystarczy, gdy wszyscy dzielą się po równo:
| Data | Cel | Kwota | Kto zapłacił | Lea | Sam | Noe | Kenza |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12/07 | Zakupy | 84,30 | Lea | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 12/07 | Paliwo | 62,00 | Sam | 1 | 1 | 1 | 0 |
| 13/07 | Domek | 420,00 | Lea | 1 | 1 | 1 | 1 |
Kenza przyjechała pociągiem: nie dzieli się kosztem paliwa. Bez tej kolumny i tak by za nie zapłaciła, a nikt by tego nie zauważył aż do końca wyjazdu.
Formuła na salda
Saldo danej osoby czyta się zawsze tak samo: tyle, ile wyłożyła, minus tyle, ile na nią przypada. Dwie formuły, po jednej na każdą połowę.
Ile wyłożyła Lea, jeśli płacący są w kolumnie D, a kwoty w kolumnie C:
=SUMA.JEŻELI(D:D; "Lea"; C:C)
Ile na nią przypada, jeśli jej kolumna uczestnictwa to E, a pierwszy wiersz danych to wiersz 2:
=SUMA.ILOCZYNÓW(E2:E100 * C2:C100 / (E2:E100 + F2:F100 + G2:G100 + H2:H100))
Ta druga zasługuje na zdanie wyjaśnienia: dla każdego wiersza dzielimy kwotę przez liczbę uczestników tego konkretnego wiersza i liczymy ją tylko wtedy, gdy dana osoba się do nich zalicza. Właśnie dzięki temu Kenza nie płaci za paliwo, a reszta tabeli się nie sypie.
Saldo to różnica tych dwóch wartości: wyłożone - przypadające.
Dodatnie saldo oznacza, że to Tobie są winni pieniądze. Ujemne, że to Ty jesteś winien.
Suma wszystkich sald musi zawsze wynosić dokładnie zero. To jedyna kontrola, która się liczy: jeśli się nie zgadza, gdzieś wpisano zły wiersz i nie ma sensu iść dalej.
Etap, który prawie wszyscy zawalają: przelewy
Znajomość sald wciąż nie mówi, kto komu przelewa. Naiwna metoda polega na tym, że wszyscy rozliczają się przez jedną osobę, co mnoży liczbę przelewów i prowizji.
Właściwy odruch mieści się w jednej zasadzie: największy dłużnik płaci największemu wierzycielowi, rozliczamy mniejszą z dwóch kwot i powtarzamy z resztą.
Weźmy cztery salda: Lea +357,56, Sam -38,04, Noe -146,74, Kenza -172,78.
- Kenza (największa dłużniczka) przelewa Lei 172,78 €. Kenza jest na zero, Lea spada do +184,78.
- Noe przelewa Lei 146,74 €. Noe jest na zero, Lea spada do +38,04.
- Sam przelewa Lei 38,04 €. Wszyscy są na zero.
Trzy przelewy na cztery osoby. To maksimum, jakie daje ta zasada: w najgorszym razie o jeden przelew mniej, niż jest uczestników. Tabela, która proponuje ich więcej, marnuje wszystkim czas i pieniądze.
Trzy momenty, w których arkusz zawodzi
Nigdy nie zawodzi na obliczeniach. Zawodzi na codziennym używaniu, i to zawsze w tych samych miejscach.
Wpisywanie na stojąco. To prawdziwa granica i to ona przesądza o wszystkim. Otworzyć arkusz na telefonie, znaleźć właściwy wiersz, wpisać kwotę do właściwej komórki, z jedną ręką zajętą, przy wyjściu z supermarketu: nikt tego nie robi. Więc zapisujemy wieczorem, więc zapominamy, więc tabela staje się fałszywa, a fałszywa tabela jest gorsza niż jej brak, bo się jej ufa.
Jeden właściciel. Plik należy do tego, kto go założył. To on przypomina, poprawia, przelicza i staje się księgowym grupy, choć wcale o to nie prosił. Po sześciu tygodniach ma dość i tabela umiera.
Udziały, które nie są równe. Powyższy szablon trzyma się, dopóki dzielicie się po równo albo wcale. Gdy tylko wydatek trzeba rozdzielić proporcjonalnie do zarobków, metrażu czy liczby przespanych nocy, kolumny z jedynkami i zerami przestają wystarczać i potrzeba drugiego arkusza ze współczynnikami, którego miesiąc później nikt już nie rozumie.
Kiedy zostać przy arkuszu, a kiedy z niego zrezygnować
Zostań przy nim, jeśli grupa liczy dwie albo trzy osoby, okres jest krótki, wydatków jest niewiele i wszyscy już z arkuszy korzystają. W takim układzie aplikacja nie daje nic ponad to, co udostępniona zakładka.
Zrezygnuj z niego, gdy tylko odpadnie jeden z tych czterech warunków. W praktyce: mieszkanie razem na dłużej, wyjazd w więcej niż cztery osoby albo dzielenie kosztów ciągnące się miesiącami.
To dokładnie ten moment, w którym pałeczkę przejmuje Kotisso. Wydatek zapisuje się z telefonu w dziesięć sekund, każdy widzi swoje saldo bez pytania, koszty wracające co miesiąc wpisuje się raz, a najkrótszy plan rozliczenia liczy się sam. Suma sald w grupie zawsze wynosi zero i da się to sprawdzić: rozliczenie eksportuje się do arkusza, z jedną kolumną na osobę, dokładnie tak jak wyżej.
Wszystko, co dotyczy rozliczeń, jest bezpłatne i nie trzeba podpinać żadnego konta bankowego.
Najczęstsze pytania
Jaki arkusz wybrać? Ten, z którego grupa już korzysta. Google Sheets ma tę zaletę, że udostępnia się go jednym linkiem i kilka osób może w nim pisać jednocześnie, co częściowo rozwiązuje problem jednego właściciela. Excel i LibreOffice nadają się, jeśli plik leży na wspólnym dysku.
Jak zapisać wydatek opłacony przez dwie osoby? Utwórz dwa wiersze, po jednym na płacącego, z kwotą faktycznie wyłożoną przez każdego. Jeden wiersz z dwoma nazwiskami w kolumnie płacącego psuje formułę.
A jeśli ktoś odda pieniądze w trakcie? Dodaj wiersz zwrotu: kwotę na minusie po stronie tego, kto ją dostaje, albo po prostu osobny arkusz „przelewy", którego wynik odejmujesz od sald. Nie zapisuj tego jako zwykłego wydatku, bo zostałby podzielony między wszystkich.
Czy zaokrąglać? Nie. Zostaw grosze i pozwól formule je nieść: trzy osoby dzielące 10 € to 3,34 i dwa razy 3,33, i tylko taki podział się zgadza. Zaokrąglenie do 3,33 dla każdego gubi jeden grosz, a tabela, która nie schodzi do zera, podważa zaufanie do całej reszty.