Как вести общие расходы в таблице: рабочий шаблон
Таблицы достаточно, чтобы делить расходы, если знать, какие колонки в ней завести. Вот готовый шаблон, формула балансов и то место, где он всё-таки сдаёт.
5 мин чтения
Прежде чем искать приложение, стоит задать себе честный вопрос: а таблицы не хватит? Часто хватает. Выходные вчетвером, общий подарок, два месяца съёмной квартиры на двоих: общий файл справится, бесплатно и без регистрации кого бы то ни было.
Но собрать его надо правильно. Большинство самодельных таблиц для общих расходов проваливаются по одной и той же причине: в них перечислены траты, но нигде не сказано, на ком они лежат, и вывести из этого баланс уже невозможно. Вот шаблон, который работает, и точное место, где он сдаёт.
Четыре колонки, которых достаточно
Один лист, одна строка на расход и четыре обязательные колонки:
| Дата | Что | Сумма | Кто платил |
|---|---|---|---|
| 12/07 | Продукты в супермаркете | 84,30 | Лея |
| 12/07 | Бензин | 62,00 | Сэм |
| 13/07 | Аренда дома | 420,00 | Лея |
Это минимум, и многие таблицы на этом и останавливаются. Это ошибка: известно, что было оплачено, но неизвестно, кто сколько должен.
Не хватает колонки на каждого участника, которая говорит, касается его этот расход или нет. Достаточно простых 1 и 0, когда все делят поровну:
| Дата | Что | Сумма | Кто платил | Лея | Сэм | Ноэ | Кенза |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12/07 | Продукты | 84,30 | Лея | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 12/07 | Бензин | 62,00 | Сэм | 1 | 1 | 1 | 0 |
| 13/07 | Дом | 420,00 | Лея | 1 | 1 | 1 | 1 |
Кенза приехала на поезде: бензин она не делит. Без этой колонки она бы всё равно за него заплатила, и никто бы этого не заметил до самого конца поездки.
Формула балансов
Баланс человека читается всегда одинаково: сколько он выложил вперёд, минус то, что приходится на него. Две формулы, по одной на каждую половину.
Сколько выложила Лея, если плательщики в колонке D, а суммы в колонке C:
=СУММЕСЛИ(D:D; "Лея"; C:C)
Сколько приходится на неё, если её колонка участия — E, а первая строка — вторая:
=СУММПРОИЗВ(E2:E100 * C2:C100 / (E2:E100 + F2:F100 + G2:G100 + H2:H100))
Вторая требует пояснения: для каждой строки сумма делится на число участников именно этой строки, и учитывается только если человек в неё входит. Именно это позволяет Кензе не платить за бензин, не ломая остальную таблицу.
Баланс — это разница между двумя величинами: выложил - приходится на него.
Положительный баланс означает, что деньги должны вам. Отрицательный — что должны вы.
Сумма всех балансов всегда должна быть ровно ноль. Это единственная проверка, которая имеет значение: если она не сходится, где-то строка введена неверно, и идти дальше бессмысленно.
Момент, который почти все упускают: переводы
Знать балансы — ещё не значит знать, кто кому переводит. Наивный способ — прогнать всех через одного человека, но так количество переводов и комиссий только растёт.
Правильный подход укладывается в одно правило: самый крупный должник платит самому крупному кредитору, закрывается меньшая из двух сумм, и всё повторяется с остатком.
Возьмём четыре баланса: Лея +357,56, Сэм -38,04, Ноэ -146,74, Кенза -172,78.
- Кенза (самый крупный должник) переводит Лее 172,78 €. Кенза в нуле, Лея опускается до +184,78.
- Ноэ переводит Лее 146,74 €. Ноэ в нуле, Лея опускается до +38,04.
- Сэм переводит Лее 38,04 €. Все в нуле.
Три перевода на четверых. Это максимум, который даёт это правило: в худшем случае на один перевод меньше, чем участников. Таблица, которая предлагает больше, отнимает у всех время и деньги.
Три момента, когда таблица сдаёт
На расчётах она не сдаёт никогда. Она сдаёт на привычках, и всегда в одних и тех же местах.
Ввод на ходу. Это и есть настоящее ограничение, и оно решает всё. Открыть таблицу на телефоне, найти нужную строку, вбить сумму в нужную ячейку, когда одна рука занята, на выходе из супермаркета: этого не делает никто. Значит, записывают вечером, значит, забывают, значит, таблица становится неверной, а неверная таблица хуже, чем никакой, потому что ей доверяют.
Единственный владелец. Файл принадлежит тому, кто его создал. Он же напоминает, исправляет, пересчитывает и становится бухгалтером компании, хотя об этом не просил. Через шесть недель ему это надоедает, и таблица умирает.
Доли, которые не равны. Шаблон выше держится, пока делят поровну или не делят вовсе. Как только расход распределяется пропорционально доходам, площади комнат или числу проведённых ночей, колонок с 1 и 0 уже не хватает, и появляется второй лист с коэффициентами, в котором через месяц никто не разберётся.
Когда остаться в таблице, а когда из неё выйти
Оставайтесь, если в компании два-три человека, если срок короткий, если расходов немного и если таблицами все и так пользуются. В этом случае приложение не даст ничего сверх общей вкладки.
Выходите, как только одно из этих четырёх условий отваливается. На практике: съёмное жильё на долгий срок, поездка больше чем вчетвером или общие расходы, растянутые на месяцы.
Это ровно тот момент, когда эстафету принимает Kotisso. Расход записывается с телефона за десять секунд, каждый видит свой баланс, ни у кого не спрашивая, повторяющиеся ежемесячные траты вводятся один раз, а самый короткий план взаиморасчётов считается сам. Сумма балансов группы всегда равна нулю, и это можно проверить: расчёт выгружается в таблицу, с колонкой на каждого человека, ровно как выше.
Всё, что касается расчётов, бесплатно, и никакой банковский счёт подключать не нужно.
Частые вопросы
Какую таблицу выбрать? Ту, которой компания уже пользуется. У Google Таблиц есть плюс: файл открывается по ссылке и правится несколькими людьми одновременно, что частично снимает проблему единственного владельца. Excel и LibreOffice подойдут, если файл лежит в общем хранилище.
Как быть с расходом, оплаченным вдвоём? Заведите две строки, по одной на каждого плательщика, с суммой, которую каждый реально выложил. Одна строка с двумя именами в колонке плательщика ломает формулу.
А если кто-то возвращает деньги по ходу дела? Добавьте строку возврата: сумма со знаком минус на стороне того, кто получает, или, что проще, отдельный лист «переводы», результат которого вычитается из балансов. Не записывайте это как обычный расход, иначе он разделится между всеми.
Округлять ли? Нет. Оставляйте копейки и позвольте формуле их нести: трое, которые делят 10 €, дают 3,34 и дважды по 3,33, и это единственное деление, которое сходится. Округление до 3,33 каждому теряет одну копейку, а таблица, которая не сходится к нулю, заставляет сомневаться во всём остальном.