Compartir gastos en una hoja de cálculo: la plantilla que funciona
Una hoja de cálculo basta para compartir gastos, siempre que sepas qué columnas crear. Aquí tienes la plantilla completa, la fórmula de los saldos y el punto exacto en el que acaba cediendo.
5 min de lectura
Antes de buscar una aplicación, la pregunta de verdad es: ¿no bastaría con una hoja de cálculo? A menudo sí. Un fin de semana entre cuatro, un regalo común, dos meses de piso compartido: una hoja compartida hace el trabajo, gratis, sin dar de alta a nadie en ningún sitio.
Eso sí, hay que construirla bien. La mayoría de las tablas de gastos improvisadas fracasan por lo mismo: enumeran los gastos sin decir nunca quién los asume, y así resulta imposible sacar un saldo. Esta es la plantilla que funciona, y el punto exacto en el que cede.
Las cuatro columnas que bastan
Una sola hoja, una fila por gasto y cuatro columnas obligatorias:
| Fecha | Concepto | Importe | Quién pagó |
|---|---|---|---|
| 12/07 | Compra supermercado | 84,30 | Lea |
| 12/07 | Gasolina | 62,00 | Sam |
| 13/07 | Alquiler de la casa rural | 420,00 | Lea |
Es lo mínimo, y muchas tablas se quedan ahí. Ese es el error: sabes qué se ha pagado, pero no sabes qué debe cada uno.
Falta una columna por participante, que diga si el gasto le afecta. Con un simple 1 o 0 basta cuando todo el mundo comparte a partes iguales:
| Fecha | Concepto | Importe | Quién pagó | Lea | Sam | Noé | Kenza |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12/07 | Compra | 84,30 | Lea | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 12/07 | Gasolina | 62,00 | Sam | 1 | 1 | 1 | 0 |
| 13/07 | Casa rural | 420,00 | Lea | 1 | 1 | 1 | 1 |
Kenza llegó en tren: no comparte la gasolina. Sin esa columna, la pagaría igualmente y nadie se daría cuenta hasta el final del viaje.
La fórmula de los saldos
El saldo de una persona se lee siempre igual: lo que ha adelantado, menos lo que le corresponde pagar. Dos fórmulas, una por cada mitad.
Lo que ha adelantado Lea, si los pagadores están en la columna D y los importes en la columna C:
=SUMAR.SI(D:D; "Lea"; C:C)
Lo que le corresponde pagar, si su columna de participación es la E y la fila 2 es la primera:
=SUMAPRODUCTO(E2:E100 * C2:C100 / (E2:E100 + F2:F100 + G2:G100 + H2:H100))
La segunda merece una frase de explicación: en cada fila se divide el importe entre el número de participantes de esa fila concreta, y solo se cuenta si la persona está entre ellos. Es lo que permite que Kenza no pague la gasolina sin romper el resto de la tabla.
El saldo es entonces la diferencia entre ambas: adelantado - lo que le corresponde.
Un saldo positivo significa que te deben dinero. Un saldo negativo, que debes tú.
La suma de todos los saldos siempre tiene que dar exactamente cero. Es la única comprobación que importa: si no cuadra, hay una fila mal introducida, y no tiene sentido seguir adelante.
El paso que casi todo el mundo falla: las transferencias
Conocer los saldos todavía no dice quién transfiere a quién. El método ingenuo consiste en hacer pasar a todo el mundo por la misma persona, lo que multiplica las transferencias y las comisiones.
El buen reflejo cabe en una regla: el mayor deudor paga al mayor acreedor, se salda el menor de los dos y se vuelve a empezar con lo que queda.
Retomemos los cuatro saldos: Lea +357,56, Sam -38,04, Noé -146,74, Kenza -172,78.
- Kenza (la que más debe) transfiere 172,78 € a Lea. Kenza queda a cero y Lea baja a +184,78.
- Noé transfiere 146,74 € a Lea. Noé queda a cero y Lea baja a +38,04.
- Sam transfiere 38,04 € a Lea. Todo el mundo queda a cero.
Tres transferencias para cuatro personas. Es el máximo que se alcanza aplicando esta regla: como mucho, una transferencia menos que participantes hay. Una tabla que proponga más hace perder tiempo y dinero a todo el mundo.
Los tres momentos en que la hoja de cálculo falla
Nunca falla en el cálculo. Falla en el uso, y siempre en los mismos sitios.
Apuntar de pie. Es el límite de verdad, y lo decide todo. Abrir una hoja de cálculo en el móvil, encontrar la fila correcta, escribir un importe en la celda correcta, con una mano ocupada, a la salida de un supermercado: nadie lo hace. Así que se apunta por la noche, así que se olvida, así que la tabla se vuelve falsa, y una tabla falsa es peor que no tener ninguna, porque te fías de ella.
El propietario único. El archivo pertenece a quien lo creó. Es quien insiste, quien corrige, quien recalcula, y se convierte en el contable del grupo sin haberlo pedido. Al cabo de seis semanas se cansa, y la tabla muere.
Las partes que no son iguales. La plantilla de arriba aguanta mientras se comparta a partes iguales o nada. En cuanto un gasto se reparte en proporción a los ingresos, a los metros cuadrados o a las noches pasadas, las columnas de 1 y 0 ya no bastan, y hace falta una segunda hoja de coeficientes que un mes después ya no entiende nadie.
Cuándo quedarse en la hoja de cálculo y cuándo salir de ella
Quédate si el grupo es de dos o tres personas, si el periodo es corto, si los gastos son pocos y si todo el mundo ya la usa. En ese caso, una aplicación no aporta nada que no haga una pestaña compartida.
Sal de ella en cuanto falle una de esas cuatro condiciones. En la práctica: un piso compartido que dura, un viaje de más de cuatro personas, o un reparto de gastos que se alarga durante meses.
Es justo el momento en el que Kotisso toma el relevo. Un gasto se apunta en diez segundos desde el móvil, cada uno ve su saldo sin tener que preguntar, los gastos que se repiten cada mes se introducen una sola vez, y el plan de devolución más corto se calcula solo. La suma de los saldos de un grupo siempre da cero, y se puede comprobar: el recuento se exporta a hoja de cálculo, con una columna por persona, exactamente igual que arriba.
Todo lo relacionado con el recuento es gratis, y no hay ninguna cuenta bancaria que conectar.
Preguntas frecuentes
¿Qué hoja de cálculo elegir? La que el grupo ya usa. Google Sheets tiene la ventaja de compartirse con un enlace y de poder editarse entre varios a la vez, lo que resuelve parte del problema del propietario único. Excel y LibreOffice valen si el archivo vive en un espacio compartido.
¿Cómo gestionar un gasto pagado entre dos? Crea dos filas, una por pagador, con el importe realmente adelantado por cada uno. Una sola fila con dos nombres en la columna del pagador rompe la fórmula.
¿Y si alguien devuelve dinero por el camino? Añade una fila de devolución: el importe en negativo del lado de quien lo recibe, o más sencillo aún, una hoja aparte de «transferencias» cuyo resultado restas de los saldos. No lo apuntes como un gasto normal, porque entonces se repartiría entre todos.
¿Hay que redondear? No. Deja los céntimos y que la fórmula los cargue: tres personas que se reparten 10 € dan 3,34 y dos veces 3,33, y ese es el único reparto que cuadra. Redondear a 3,33 cada uno hace desaparecer un céntimo, y una tabla que no da cero hace dudar de todo lo demás.