Partager les frais dans un tableur : le modèle qui marche
Un tableur suffit pour partager des frais, à condition de savoir quelles colonnes créer. Voici le modèle complet, la formule des soldes, et l'endroit précis où il finit par céder.
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Avant de chercher une application, la vraie question est : est-ce qu'un tableur ne suffirait pas ? Souvent, si. Un week-end à quatre, un cadeau commun, deux mois de colocation : une feuille partagée fait le travail, gratuitement, sans inscrire personne nulle part.
Encore faut-il la construire correctement. La plupart des tableaux de partage de frais improvisés échouent pour la même raison : ils listent les dépenses sans jamais dire qui les supporte, et il devient impossible d'en tirer un solde. Voici le modèle qui marche, et l'endroit exact où il cède.
Les quatre colonnes qui suffisent
Une seule feuille, une ligne par dépense, et quatre colonnes obligatoires :
| Date | Objet | Montant | Qui a payé |
|---|---|---|---|
| 12/07 | Courses supermarché | 84,30 | Léa |
| 12/07 | Essence | 62,00 | Sam |
| 13/07 | Location du gîte | 420,00 | Léa |
C'est le minimum, et beaucoup de tableaux s'arrêtent là. C'est l'erreur : on sait ce qui a été payé, on ne sait pas ce que chacun doit.
Il manque une colonne par participant, qui dit si la dépense le concerne. Un simple 1 ou 0 suffit quand tout le monde partage à parts égales :
| Date | Objet | Montant | Qui a payé | Léa | Sam | Noé | Kenza |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 12/07 | Courses | 84,30 | Léa | 1 | 1 | 1 | 1 |
| 12/07 | Essence | 62,00 | Sam | 1 | 1 | 1 | 0 |
| 13/07 | Gîte | 420,00 | Léa | 1 | 1 | 1 | 1 |
Kenza est arrivée en train : elle ne partage pas l'essence. Sans cette colonne, elle la paierait quand même, et personne ne s'en apercevrait avant la fin du séjour.
La formule des soldes
Le solde d'une personne se lit toujours de la même façon : ce qu'elle a avancé, moins ce qui est à sa charge. Deux formules, une par moitié.
Ce que Léa a avancé, si les payeurs sont en colonne D et les montants en colonne C :
=SOMME.SI(D:D; "Léa"; C:C)
Ce qui est à sa charge, si sa colonne de participation est la E et que la ligne 2 est la première :
=SOMMEPROD(E2:E100 * C2:C100 / (E2:E100 + F2:F100 + G2:G100 + H2:H100))
La seconde mérite une phrase d'explication : pour chaque ligne, on divise le montant par le nombre de participants de cette ligne-là, et on ne le compte que si la personne en fait partie. C'est ce qui permet à Kenza de ne pas payer l'essence sans casser le reste du tableau.
Le solde est alors la différence des deux : avancé - à sa charge.
Un solde positif veut dire qu'on vous doit de l'argent. Un solde négatif, que vous en devez.
La somme de tous les soldes doit toujours valoir exactement zéro. C'est la seule vérification qui compte : si elle ne tombe pas juste, une ligne a été mal saisie, et il est inutile d'aller plus loin.
Le passage que presque tout le monde rate : les virements
Connaître les soldes ne dit pas encore qui vire à qui. La méthode naïve consiste à faire passer tout le monde par la même personne, ce qui multiplie les virements et les frais.
Le bon réflexe tient en une règle : on fait payer le plus gros débiteur au plus gros créancier, on solde le plus petit des deux, et on recommence avec ce qui reste.
Reprenons quatre soldes : Léa +357,56, Sam -38,04, Noé -146,74, Kenza -172,78.
- Kenza (la plus débitrice) vire 172,78 € à Léa. Kenza est à zéro, Léa tombe à +184,78.
- Noé vire 146,74 € à Léa. Noé est à zéro, Léa tombe à +38,04.
- Sam vire 38,04 € à Léa. Tout le monde est à zéro.
Trois virements pour quatre personnes. C'est le maximum atteignable en appliquant cette règle : au pire un virement de moins qu'il n'y a de participants. Un tableau qui en propose davantage fait perdre du temps et de l'argent à tout le monde.
Les trois moments où le tableur lâche
Il ne lâche jamais sur le calcul. Il lâche sur les usages, et toujours aux mêmes endroits.
La saisie debout. C'est la vraie limite, et elle décide de tout. Ouvrir une feuille de calcul sur un téléphone, trouver la bonne ligne, taper un montant dans la bonne cellule, une main occupée, à la sortie d'un supermarché : personne ne le fait. Donc on note le soir, donc on oublie, donc le tableau devient faux, et un tableau faux est pire qu'une absence de tableau, car on lui fait confiance.
Le propriétaire unique. Le fichier appartient à celui qui l'a créé. C'est lui qui relance, qui corrige, qui recalcule, et il devient le comptable du groupe sans l'avoir demandé. Au bout de six semaines, il s'en lasse, et le tableau meurt.
Les parts qui ne sont pas égales. Le modèle ci-dessus tient tant qu'on partage à parts égales ou pas du tout. Dès qu'une dépense se répartit au prorata des revenus, des surfaces ou des nuits passées, les colonnes de 1 et de 0 ne suffisent plus, et il faut une deuxième feuille de coefficients que plus personne ne comprend un mois plus tard.
Quand rester au tableur, et quand en sortir
Restez-y si le groupe compte deux ou trois personnes, si la période est courte, si les dépenses sont peu nombreuses et si tout le monde s'en sert déjà. Dans ce cas, une application n'apporte rien qu'un onglet partagé ne fasse.
Sortez-en dès que l'une de ces quatre conditions saute. En pratique : une colocation qui dure, un voyage à plus de quatre, ou un partage de frais qui court sur des mois.
C'est exactement le moment où Kotisso prend le relais. Une dépense se note en dix secondes depuis un téléphone, chacun voit son solde sans avoir à demander, les dépenses qui reviennent chaque mois se saisissent une fois, et le plan de remboursement le plus court se calcule tout seul. La somme des soldes d'un groupe vaut toujours zéro, et c'est vérifiable : le décompte s'exporte en tableur, avec une colonne par personne, exactement comme ci-dessus.
Tout ce qui touche au décompte est gratuit, et il n'y a aucun compte bancaire à connecter.
Questions fréquentes
Quel tableur choisir ? Celui que le groupe utilise déjà. Google Sheets a l'avantage d'être partageable en un lien et modifiable à plusieurs en même temps, ce qui règle une partie du problème du propriétaire unique. Excel et LibreOffice conviennent si le fichier vit sur un espace partagé.
Comment gérer une dépense payée à deux ? Créez deux lignes, une par payeur, avec le montant réellement avancé par chacun. Une seule ligne avec deux noms dans la colonne du payeur casse la formule.
Et si quelqu'un rembourse en cours de route ? Ajoutez une ligne de remboursement : le montant en négatif du côté de celui qui reçoit, ou plus simplement une feuille séparée « virements » dont vous soustrayez le résultat des soldes. Ne le notez pas comme une dépense ordinaire, sinon il serait partagé entre tout le monde.
Faut-il arrondir ? Non. Gardez les centimes et laissez la formule les porter : trois personnes qui partagent 10 € font 3,34 et deux fois 3,33, et c'est la seule répartition qui tombe juste. Arrondir à 3,33 chacun fait disparaître un centime, et un tableau qui ne tombe pas à zéro fait douter de tout le reste.