Presupuesto de vacaciones entre amigos: el método para que nadie lo pague todo
El viaje se prepara, el presupuesto no. Resultado: una persona pone 1.400 € de señal seis meses antes, y el día de salir nadie sabe ya cómo van las cuentas.
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Siempre hay alguien que reserva. Suele ser la misma persona, la que se organiza con tiempo, y es ella quien adelanta la señal del alojamiento, a veces los billetes, a veces las dos cosas. Seis meses después, lleva 1.400 € encima por ocho personas y no se atreve a reclamar.
El resto sigue la misma pendiente: el primer depósito de gasolina, la primera compra, la cena de la noche de llegada. Al final de la semana, tres personas lo han pagado todo y cinco tienen la vaga sensación de estar en deuda.
Esto se arregla con tres decisiones tomadas antes de salir, y que llevan diez minutos.
Decidid antes: tres preguntas, tres respuestas
1. ¿Qué es del grupo? Escribidlo, aunque sea en una línea. El alojamiento, la compra del desayuno, la gasolina y los peajes, sí. Los recuerdos, los cócteles de después de cenar, la excursión en parapente que hacen tres personas, no. No es tacañería: es lo que evita que una pareja que no bebe pague parte de la barra.
2. ¿Quién adelanta qué? Repartid los gastos grandes entre varias personas en lugar de dejarlos todos sobre una sola. Cuatro personas que adelantan 350 € cada una lo llevan mucho mejor que una que adelanta 1.400 €. El resultado final será el mismo; el estrés, no.
3. ¿Cómo se reparte? A partes iguales por defecto, con dos excepciones que hay que decidir enseguida: los niños (a menudo con media parte) y las habitaciones desiguales (una suite con vistas no vale lo mismo que un sofá cama). Un criterio decidido de antemano se acepta; el mismo criterio propuesto la última noche es una negociación.
La señal, la partida que lo envenena todo
Una señal pagada seis meses antes tiene una particularidad: no se parece a nada de lo que vendrá después. Es grande, es antigua, y quien la pagó acaba sin saber si ya se la han devuelto.
Dos formas de neutralizarla:
- repartirla desde el principio: cada uno ingresa su parte a quien reservó, en el plazo de un mes. Es lo más limpio, y también resuelve la cuestión del compromiso: alguien que ya ha pagado 180 € rara vez cancela tres semanas antes;
- apuntarla como un gasto del grupo, desde el mismo día en que se paga, con su fecha real. Así aparece en las cuentas como el resto, y el adelanto se suma al saldo de quien lo hizo.
La peor opción es dejarla fuera de las cuentas «porque eso ya se arreglará aparte». Es justo lo que nadie va a recordar.
Durante el viaje: apunta al momento, no por la noche
La regla única del viaje, y vale para cualquier método: el gasto se apunta en el aparcamiento del supermercado, no a la vuelta, no por la noche, no el domingo.
Tres razones, por orden de importancia:
- el importe exacto todavía está a la vista, en el ticket;
- todavía se recuerda quién estaba implicado, que es la única información realmente perecedera;
- si nadie más apunta nada, uno se convierte en el contable del grupo, y es un papel del que ya no te libras.
Qué merece una línea: el alojamiento, la compra, la gasolina y los peajes, los restaurantes compartidos, las entradas y actividades hechas en grupo, los taxis. Qué no la merece: los cafés, los helados, todo lo que son unos pocos euros. Fijad un límite y no volváis a hablar de ello.
Pagar en otra moneda
Es el caso que rompe casi todas las cuentas improvisadas: se calcula en euros y se paga en baths, en dirhams o en zlotys.
El método correcto se resume en una frase: el gasto se convierte una vez, en el momento de apuntarlo, y ese cambio ya no se toca nunca más. Un ticket de 2.400 baths pagado el 12 de julio vale lo que valía el 12 de julio, y punto. Ir a buscar el cambio del día haría variar los saldos de todos cada mañana, tres meses después de volver, sin que ningún gasto haya cambiado.
Dos consejos prácticos:
- apunta el importe en la moneda del ticket, y deja que la conversión se haga sola. Es lo que tienes delante, y es lo que podrás cotejar con tu extracto;
- usa el cambio de tu tarjeta, no el del Banco Central. Nunca es el mismo, y es el que realmente vas a pagar. Basta con una cifra, introducida una vez para todo el viaje.
La vuelta: liquidar en dos o tres transferencias
La última noche o al día siguiente de volver, nunca más tarde. Tres semanas después, el ambiente ya ha cambiado y a nadie le apetece reabrir el tema.
La forma correcta de presentarlo no es «quién le debe qué a quién por cada gasto», sino un saldo por persona, y luego la lista de transferencias. Para ocho personas nunca hacen falta más de siete transferencias, y en la práctica bastan tres o cuatro.
Enviad las cuentas completas a todo el grupo, no solo los importes que debe cada uno. Una cifra sin su detalle se cuestiona; una tabla donde cada uno puede encontrar su línea casi nunca.
Con Kotisso
Kotisso está pensado exactamente para ese momento: un gasto que se apunta de pie, con una mano ocupada, en el aparcamiento de un supermercado en el extranjero.
Lo que más sirve de viaje:
- la moneda extranjera: el gasto se introduce en baths, el cambio se introduce una vez, y a partir de ahí nada más necesita saber que se pagó en otro sitio. Los saldos, el total y el plan de devolución se quedan en la moneda del grupo;
- los participantes por gasto: la cena del martes solo pesa sobre los cuatro que estaban allí. Se desmarca, y los saldos se actualizan al instante;
- la foto del ticket, adjunta al gasto, para las pocas veces que alguien quiere comprobarlo;
- las cuentas exportadas, en hoja de cálculo o en PDF, para enviar a la vuelta. Cada línea suma cero y la columna de cada uno totaliza su saldo: ya no hay nada que explicar.
Las cuentas son gratuitas en su totalidad, incluida la conversión de moneda, los justificantes y la exportación. No hay que vincular ninguna cuenta bancaria, algo que importa cuando se comparte un viaje y no los extractos.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta que todos se registren? Es mejor, porque así cada uno ve su saldo sin tener que preguntar y puede apuntar sus propios gastos. Pero también puede apuntarlo todo una sola persona y compartir las cuentas exportadas al final.
¿Cómo se gestiona a los niños? Con media parte en el alojamiento y las comidas, por lo general, y fuera de las cuentas en lo que no les afecta. Decididlo antes, escribidlo, y no volváis sobre ello.
¿Y el bote común en efectivo? Funciona bien para los gastos pequeños del día a día, siempre que se apunte lo que ha puesto cada uno. El bote es entonces una persona más en las cuentas: los ingresos son adelantos, los gastos pagados con él corren a cargo de todos.
¿Qué hacer con la fianza del alojamiento? No es un gasto, es una cantidad retenida. No la metas en las cuentas: anótala aparte, y cuenta solo lo que no se haya devuelto.