Budget vacances entre amis : la méthode pour que personne n'avance tout
Le voyage se prépare, le budget non. Résultat : une personne pose 1 400 € d'acompte six mois avant, et personne ne sait plus où on en est le jour du départ.
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Il y a toujours quelqu'un qui réserve. C'est souvent la même personne, celle qui s'y prend à l'avance, et c'est elle qui avance l'acompte de la location, parfois les billets, parfois les deux. Six mois plus tard, elle porte 1 400 € pour huit personnes et n'ose pas relancer.
Le reste suit la même pente : le premier plein, les premières courses, le dîner du soir d'arrivée. À la fin de la semaine, trois personnes ont tout payé et cinq ont l'impression vague d'être en dette.
Ça se règle en trois décisions prises avant le départ, et qui prennent dix minutes.
Décidez avant : trois questions, trois réponses
1. Qu'est-ce qui est commun ? Écrivez-le, même en une ligne. Le logement, les courses du petit-déjeuner, l'essence et les péages, oui. Les souvenirs, les cocktails de fin de soirée, l'excursion en parapente que trois personnes font, non. Ce n'est pas de la mesquinerie : c'est ce qui évite qu'un couple qui ne boit pas paie une partie du bar.
2. Qui avance quoi ? Répartissez les gros postes entre plusieurs personnes plutôt que de les laisser tous sur une seule. Quatre personnes qui avancent 350 € chacune vivent bien mieux qu'une personne qui avance 1 400 €. Le décompte final sera identique ; le stress, non.
3. Comment on partage ? En parts égales par défaut, avec deux exceptions à décider tout de suite : les enfants (souvent en demi-part), et les chambres inégales (une suite avec vue ne vaut pas un canapé-lit). Une clé décidée avant est acceptée ; la même clé proposée le dernier soir est une négociation.
L'acompte, le poste qui empoisonne tout
Un acompte versé six mois avant a une particularité : il ne ressemble à rien de ce qui suivra. Il est gros, il est ancien, et celui qui l'a payé finit par ne plus savoir s'il l'a récupéré.
Deux façons de le neutraliser :
- le fractionner : chacun verse sa part à celui qui a réservé, dans le mois. C'est le plus propre, et ça règle aussi la question de l'engagement : quelqu'un qui a payé 180 € annule rarement trois semaines avant ;
- le noter comme une dépense du groupe, dès le jour où il est payé, avec sa vraie date. Il apparaît alors dans le décompte comme le reste, et son avance est portée au solde de celui qui l'a faite.
Le pire choix est de le laisser hors décompte « parce qu'on réglera ça à part ». C'est exactement ce dont on ne se souviendra pas.
Sur place : notez tout de suite, pas le soir
La règle unique du voyage, et elle vaut toutes les méthodes : on note la dépense sur le parking du supermarché, pas au retour, pas le soir, pas le dimanche.
Trois raisons, dans l'ordre d'importance :
- le montant exact est encore sous les yeux, sur le ticket ;
- on se souvient encore de qui était concerné, ce qui est la seule information vraiment périssable ;
- si personne d'autre ne note, on devient le comptable du groupe, et c'est le rôle dont on ne se débarrasse plus.
Ce qui mérite une ligne : le logement, les courses, l'essence et les péages, les restaurants partagés, les entrées et les activités faites à plusieurs, les taxis. Ce qui n'en mérite pas : les cafés, les glaces, tout ce qui est sous quelques euros. Fixez un seuil et n'en parlez plus.
Payer dans une autre monnaie
C'est le cas qui casse presque tous les décomptes improvisés : on compte en euros et on paie en bahts, en dirhams ou en zlotys.
La bonne méthode tient en une phrase : la dépense est convertie une fois, au moment de la saisie, et le taux ne bouge plus jamais. Une note de 2 400 bahts payée le 12 juillet vaut ce qu'elle valait le 12 juillet, point. Aller chercher un cours du jour ferait varier les soldes de tout le monde chaque matin, trois mois après le retour, sans qu'aucune dépense n'ait changé.
Deux conseils pratiques :
- notez le montant dans la monnaie du ticket, et laissez la conversion se faire. C'est ce que vous avez sous les yeux, et c'est ce que vous pourrez recouper avec votre relevé ;
- prenez le taux de votre carte, pas celui de la Banque centrale. Il n'est jamais le même, et c'est celui-là que vous paierez vraiment. Un seul chiffre, saisi une fois pour le voyage, suffit.
Le retour : solder en deux ou trois virements
Le dernier soir ou le lendemain du retour, jamais plus tard. Trois semaines après, l'ambiance a changé et personne n'a envie de rouvrir le sujet.
La bonne façon de présenter les choses n'est pas « qui doit quoi à qui pour chaque dépense », mais un solde par personne, puis la liste des virements. Pour huit personnes, il ne faut jamais plus de sept virements, et en pratique il en suffit trois ou quatre.
Envoyez le décompte complet à tout le monde, pas seulement les montants dus. Un chiffre sans son détail se conteste ; un tableau où chacun peut retrouver sa ligne ne se conteste presque jamais.
Avec Kotisso
Kotisso a été pensé pour exactement ce moment : une dépense qui se note debout, une main prise, sur le parking d'un supermarché à l'étranger.
Ce qui sert le plus en voyage :
- la devise étrangère : la dépense se saisit en bahts, le taux se saisit une fois, et rien en aval ne sait qu'elle a été payée ailleurs. Les soldes, le total et le plan de remboursement restent dans la monnaie du groupe ;
- les participants par dépense : le restaurant du mardi ne pèse que sur les quatre qui y étaient. On décoche, et les soldes suivent immédiatement ;
- la photo du ticket, attachée à la dépense, pour les rares fois où quelqu'un veut vérifier ;
- le décompte exporté, en tableur ou en PDF, à envoyer au retour. Chaque ligne y totalise zéro et la colonne de chacun totalise son solde : il n'y a plus rien à expliquer.
Le décompte est gratuit dans son intégralité, y compris la conversion de devise, les justificatifs et l'export. Il n'y a pas de compte bancaire à relier, ce qui a son importance quand on partage un voyage et pas ses relevés.
Les questions qui reviennent
Faut-il que tout le monde s'inscrive ? C'est mieux, parce que chacun voit alors son solde sans le demander et peut noter ses propres dépenses. Mais une seule personne peut tout saisir pour le groupe et partager le décompte exporté à la fin.
Comment gérer les enfants ? En demi-part sur le logement et les repas, en général, et hors décompte pour ce qui ne les concerne pas. Décidez-le avant, écrivez-le, et n'y revenez plus.
Et le pot commun en liquide ? Il fonctionne pour les petites dépenses du quotidien, à condition de noter ce que chacun y a mis. Le pot est alors une personne comme une autre dans le décompte : les versements sont des avances, les dépenses payées avec sont à la charge de tous.
Que faire de la caution de la location ? Elle n'est pas une dépense, c'est une somme immobilisée. Ne la mettez pas au décompte : notez-la à part, et ne comptez que ce qui n'a pas été rendu.