友達との旅行費用、一人が全部立て替えない分担のコツ
旅行の計画は立てても、予算は立てない。その結果、出発の6か月も前に誰か一人が1 400 €の手付金を払うことになり、出発当日には誰も状況を把握できていません。
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予約をするのは、いつも決まった誰かです。たいてい早めに動くタイプの人で、その人が宿泊費の手付金を、時にはチケット代も、時には両方を立て替えます。6か月後、その人は8人分の1 400 €を一人で抱え込み、催促するのをためらっています。
それ以降も同じ流れが続きます。最初のガソリン満タン、最初の買い出し、到着した夜の夕食。1週間が終わる頃には、3人がすべてを払い、5人はなんとなく借りがあるような気分になっています。
これは、出発前に決めておく3つのことで解決します。かかる時間は10分です。
出発前に決めること:3つの質問と3つの答え
1. 何を共通費にするか? 一行でいいので書き出しましょう。宿泊費、朝食の買い出し、ガソリン代や高速料金は共通費です。お土産、夜のカクテル、3人だけで行くパラグライダーは違います。これはケチな話ではなく、お酒を飲まないカップルがバー代の一部を払うような事態を防ぐためです。
2. 誰が何を立て替えるか? 大きな出費は一人に任せきりにせず、複数人で分けて立て替えましょう。4人がそれぞれ350 €ずつ立て替える方が、一人が1 400 €を立て替えるよりずっと気楽です。最終的な精算額は同じでも、ストレスは違います。
3. どう分担するか? 基本は均等割りですが、その場ですぐ決めておくべき例外が2つあります。子ども(たいてい半人分)と、部屋の格差(眺めのいいスイートとソファベッドは同じ価値ではありません)です。事前に決めた基準は受け入れられますが、最終日の夜に同じ基準を持ち出すと交渉になってしまいます。
手付金、すべてをややこしくする厄介者
6か月前に払う手付金には、ある特徴があります。その後に続く出費とはまったく性質が違うということです。金額が大きく、時期も古いため、払った本人も、自分がすでに回収したのかどうかわからなくなってしまいます。
これを無害化する方法は2つあります。
- 分割する:予約した人に対して、各自が1か月以内に自分の分を支払います。これが一番すっきりする方法で、キャンセルへの心理的な歯止めにもなります。180 €を払った人は、3週間前になって滅多にキャンセルしません。
- グループの支出として記録する:支払った当日に、実際の日付で記録します。そうすれば他の出費と同じように精算に反映され、立て替えた人の残高にきちんと計上されます。
最悪なのは、「それは別で精算しよう」と言って精算から外してしまうことです。それこそ、後で誰も覚えていないことなのです。
現地では、その場ですぐ記録する。夜にまとめて、ではなく
旅行中に守るべきルールはこれひとつで、どんな方法を使うにしても共通です。スーパーの駐車場でその場で記録すること。帰宅してからでも、夜になってからでも、日曜日にまとめてでもありません。
理由は3つ、重要な順に並べると次のとおりです。
- レシートを見れば正確な金額がまだ手元にあること。
- 誰が対象だったかをまだ覚えていること。これこそ本当に「賞味期限」のある情報です。
- 他に誰も記録しなければ、自分がグループの経理係になってしまい、その役目からはもう抜け出せなくなること。
記録する価値があるもの:宿泊費、買い出し、ガソリン代や高速料金、みんなで行くレストラン、みんなで行く施設の入場料やアクティビティ、タクシー代。記録する価値がないもの:コーヒー、アイス、数ユーロ以下の細かい出費。金額の目安を一つ決めたら、それ以上は気にしないことです。
外貨で支払う場合
その場しのぎの精算がほぼ必ず破綻するのが、このケースです。ユーロで計算しているのに、支払いはバーツやディルハム、ズロチだったりします。
正しいやり方は一言で言えます。支出は記録する時に一度だけ換算し、そのレートは二度と変えないということです。7月12日に払った2 400バーツの支払いは、7月12日時点のレートで確定した金額です。それだけのことです。日々のレートを取りに行ってしまうと、帰国から3か月経っても、何の出費も変わっていないのに毎朝みんなの残高が動いてしまいます。
実践的なコツは2つです。
- 金額はレシートに書かれている通貨で記録し、換算は任せましょう。それが今手元にある情報であり、後でカードの明細と照合できる情報でもあります。
- レートは中央銀行のものではなく、自分のカードのレートを使いましょう。両者は必ずと言っていいほど違い、実際に払うことになるのはカードのレートの方です。旅行につき一つの数字を、一度入力すれば十分です。
帰国後:2〜3回の振込で精算する
精算するのは最終日の夜か、帰国翌日までに。それより後には絶対に延ばさないでください。3週間も経てば雰囲気が変わってしまい、誰もその話を蒸し返したがらなくなります。
精算結果の見せ方は、「誰が誰にいくら払うべきか」を出費ごとに示すのではなく、一人ずつの収支を出したうえで、必要な振込のリストにするのが正解です。8人であれば振込は最大でも7回で済み、実際には3〜4回で足ります。
送るのは振込額だけでなく、精算の全内容にしましょう。内訳のない数字は疑われますが、誰もが自分の項目を確認できる表であれば、ほとんど異論は出ません。
Kotissoなら
Kotissoは、まさにこの瞬間のために作られています。片手がふさがった状態で、海外のスーパーの駐車場に立ったまま出費を記録する、あの瞬間です。
旅行で特に役立つ機能はこちらです。
- 外貨対応:出費はバーツで入力し、レートは一度だけ設定すれば、それ以降はどこで払われたかを意識する必要がありません。残高、合計、返済プランはすべてグループの通貨で表示されます。
- 出費ごとの参加者指定:火曜日のレストラン代は、実際にそこにいた4人にだけかかります。チェックを外すだけで、残高はすぐに反映されます。
- レシートの写真を出費に添付できるので、誰かが確認したいときにも困りません。
- 精算結果のエクスポートは表計算ソフトやPDFで、帰国後すぐに送れます。各行の合計はゼロになり、各自の列の合計がそのまま収支になるので、それ以上説明する必要はありません。
精算機能は、通貨換算やレシートの添付、エクスポートも含めてすべて無料です。銀行口座を連携する必要もありません。旅行はシェアしても、口座の明細まではシェアしたくないものですから、これは重要なポイントです。
よくある質問
全員が登録する必要はありますか? その方が望ましいです。各自が聞かなくても自分の収支を確認でき、自分の出費も自分で記録できるからです。ただし、一人がグループ全員分をまとめて入力し、最後にエクスポートした精算結果を共有するだけでも構いません。
子どもはどう扱えばいいですか? 一般的には、宿泊費と食費は半人分とし、子どもに関係のない出費は精算の対象外にします。これも出発前に決めて書き出しておき、後から蒸し返さないことです。
現金の共同財布はどうですか? 日々の細かい出費には有効です。ただし、各自がいくら入れたかを記録することが条件です。この場合、共同財布も精算上は一人のメンバーとして扱います。入れたお金は立て替え、そこから払った出費は全員の負担になります。
宿泊施設の保証金はどうすればいいですか? これは出費ではなく、一時的に拘束されているお金です。精算には含めず別扱いにし、返金されなかった分だけを計上してください。