朋友旅行预算怎么分:不让一个人一直垫钱的方法
旅行提前订好了,预算却没有。结果就是,有人在六个月前先垫付了1 400 €定金,到了出发那天,谁也说不清账目到底是什么情况。
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总有一个人负责预订,而且常常是同一个人,提前把事情安排好的那个人,由这个人先垫付房租定金,有时候还要垫机票钱,有时候两样都得垫。六个月后,这个人一个人扛着1 400 €,要八个人分摊,却不好意思开口催。
其他费用也是同样的走势:第一次加油、第一次采购、抵达当晚的那顿饭。一周结束的时候,三个人付了所有的钱,另外五个人隐隐觉得自己欠了钱。
这件事只需要在出发前做三个决定,十分钟就能定下来。
出发前先定好:三个问题,三个答案
1. 哪些是共同开销? 把它写下来,哪怕只有一行字。房租、早餐采购、油费和过路费,算共同的。纪念品、深夜的鸡尾酒、只有三个人去玩的滑翔伞,不算。这不是斤斤计较,而是为了不让一对不喝酒的情侣替别人分摊酒吧账单。
2. 谁先垫哪笔钱? 把大额支出分给几个人先垫,而不是全压在一个人身上。四个人每人先垫350 €,比一个人先垫1 400 €要轻松得多。最后算出来的结果完全一样,但心理压力不一样。
3. 怎么分摊? 默认平均分摊,但有两种情况要提前定好:孩子(通常算半份),以及房间条件不一样的情况(带海景的套房不能跟沙发床一个价)。提前定好的分摊方式,大家都会接受;等到最后一晚才提出同样的方式,那就成了讨价还价。
定金:最让人头疼的一笔钱
六个月前付的定金有个特点:它跟后面发生的任何一笔开销都不一样。金额大,时间又早,付钱的那个人到最后甚至记不清自己有没有拿回这笔钱。
有两种办法可以化解这个问题:
- 马上分摊:每个人在一个月内把自己那份转给负责预订的人。这是最干净的做法,还能顺便解决"要不要去"的问题:已经付了180 €的人,很少会在出发前三周才说不去了;
- 把它记成一笔团体开销,付款当天就记,用真实日期。这样它就会跟其他开销一样出现在账目里,先垫钱的人也会被记入相应的余额。
最糟糕的做法,是以"这个到时候另外算"为由,把它排除在账目之外。这恰恰是大家到时候最记不清的一笔钱。
旅途中:当场记,别等到晚上
整趟旅行只有一条规则,它比任何方法都管用:在超市停车场就把这笔账记下来,不要等回家以后,不要等到晚上,也不要等到周日。
三个理由,按重要性排列:
- 小票就在眼前,金额一目了然;
- 还记得这笔钱跟谁有关,而这恰恰是唯一真正会很快"过期"的信息;
- 如果没人记账,自己就会不知不觉变成整个团队的记账员,而这个角色一旦当上就很难脱身。
值得记一笔的:住宿、采购、油费和过路费、一起吃的餐厅、集体参加的门票和活动、打车费。不值得记的:咖啡、冰淇淋,以及所有几欧元以下的小钱。定一个金额门槛,定完就不用再纠结了。
用外币付款
这正是几乎能拖垮所有临时账本的情况:大家用欧元计算,却是用泰铢、迪拉姆或兹罗提付款。
正确的方法一句话就能说清:每笔开销只在录入的那一刻换算一次汇率,以后永远不再变。 一笔12 juillet支付的2 400 bahts账单,它的价值就是12 juillet那天的价值,仅此而已。要是每次都去查当天汇率,那么哪怕旅行结束三个月了,每个人的余额都会每天早上跟着变,可实际上没有一笔开销发生过任何变化。
两个实用建议:
- 按小票上的货币记录金额,换算交给系统去做。这是您眼前实际看到的数字,也是以后能跟银行账单对得上的数字;
- 用您银行卡实际使用的汇率,而不是央行公布的汇率。两者从来都不一样,而您真正要付的是前者。整趟旅行只需要录入这一个数字。
回来以后:两三笔转账结清
最后一晚,或者回家后的第二天结清,千万别再拖。三周以后,气氛已经变了,谁也不想再翻出这个话题。
正确的呈现方式不是"每一笔开销谁欠谁多少",而是先算出每个人的余额,再列出需要转账的清单。八个人的情况下,最多也就需要七笔转账,实际上三四笔就够了。
把完整的账目发给所有人,不要只发应付金额。一个没有明细的数字容易招来质疑;一份每个人都能查到自己那一行的表格,几乎没人会有异议。
用Kotisso
Kotisso 就是为这一刻设计的:站着记一笔账,一只手还拿着东西,人在国外某个超市的停车场。
旅行中最实用的功能:
- 外币功能:开销按泰铢录入,汇率只录入一次,之后的所有计算都不需要再关心这笔钱是在国外付的。余额、总额和还款计划全部保持在团队使用的货币上;
- 按开销选择参与者:周二那顿饭只由到场的四个人分摊。取消勾选,余额立刻自动更新;
- 小票照片,附在每笔开销上,留给少数需要核实的时候;
- 导出账目,可以是表格或PDF,回来以后直接发送。每一行加总为零,每个人的那一列加总就是自己的余额:不需要再多做任何解释。
账目功能完全免费,包括货币换算、凭证和导出功能。也不需要关联银行账户,这一点在旅行中尤其重要,毕竟大家分享的是旅行,不是各自的银行流水。
常见问题
是不是每个人都要注册? 最好都注册,这样每个人不用开口就能看到自己的余额,也可以自己记账。但也可以只由一个人为全体成员记账,最后把导出的账目分享给大家。
孩子怎么算? 一般来说,住宿和餐费算半份,跟他们无关的开销则不计入账目。提前定好,写下来,以后就不用再重新讨论。
现金公共基金呢? 用来支付日常小额开销是可行的,前提是要记录每个人往里放了多少钱。在账目里,这笔公共基金就相当于团队里的"一个人":大家的投入算作垫付,用它支付的开销则由所有人分摊。
房屋押金怎么处理? 押金不是一笔开销,而是一笔被暂时冻结的钱。不要把它计入账目:单独记录,只有没退还的部分才需要计算分摊。