Budget vacanze tra amici: il metodo per non far anticipare tutto a una sola persona
Il viaggio si organizza, il budget no. Risultato: una persona versa 1.400 € di caparra sei mesi prima, e il giorno della partenza nessuno sa più a che punto siamo.
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C'è sempre qualcuno che prenota. Spesso è la stessa persona, quella che si organizza per tempo, ed è lei ad anticipare la caparra dell'affitto, a volte i biglietti, a volte entrambi. Sei mesi dopo, si ritrova a portare 1.400 € per otto persone e non osa sollecitare nessuno.
Il resto segue la stessa china: il primo pieno di benzina, la prima spesa, la cena della sera d'arrivo. Alla fine della settimana, tre persone hanno pagato tutto e cinque hanno la vaga impressione di essere in debito.
Si risolve con tre decisioni prese prima della partenza, che richiedono dieci minuti.
Decidete prima: tre domande, tre risposte
1. Cosa è comune? Scrivetelo, anche solo in una riga. L'alloggio, la spesa per la colazione, benzina e pedaggi, sì. I souvenir, i cocktail di fine serata, l'escursione in parapendio che fanno in tre, no. Non è taccagneria: è ciò che evita che una coppia astemia paghi parte del bar.
2. Chi anticipa cosa? Distribuite le voci più grosse tra più persone invece di lasciarle tutte a una sola. Quattro persone che anticipano 350 € a testa vivono la cosa molto meglio di una che ne anticipa 1.400. Il conteggio finale sarà identico, lo stress no.
3. Come si divide? In parti uguali per default, con due eccezioni da decidere subito: i bambini (spesso a metà quota), e le camere non equivalenti (una suite con vista non vale un divano letto). Un criterio deciso prima viene accettato; lo stesso criterio proposto l'ultima sera è una trattativa.
La caparra, la voce che avvelena tutto
Una caparra versata sei mesi prima ha una particolarità: non assomiglia a nient'altro di quello che seguirà. È grossa, è vecchia, e chi l'ha pagata finisce per non ricordare più se l'ha recuperata.
Due modi per neutralizzarla:
- dividerla subito: ognuno versa la propria quota a chi ha prenotato, entro il mese. È il metodo più pulito, e risolve anche la questione dell'impegno: chi ha già pagato 180 € raramente disdice tre settimane prima;
- registrarla come una spesa del gruppo, dal giorno stesso in cui viene pagata, con la sua data reale. Compare così nel conteggio come tutto il resto, e l'anticipo va a credito di chi l'ha versato.
La scelta peggiore è lasciarla fuori dal conteggio "perché la sistemiamo a parte". È esattamente quello che nessuno si ricorderà.
Sul posto: annotate subito, non la sera
La regola unica del viaggio, e vale più di ogni metodo: la spesa si annota nel parcheggio del supermercato, non al ritorno, non la sera, non la domenica.
Tre motivi, in ordine di importanza:
- l'importo esatto è ancora lì, sullo scontrino;
- ci si ricorda ancora chi era coinvolto, che è l'unica informazione davvero deperibile;
- se nessun altro annota, si diventa il contabile del gruppo, ed è un ruolo di cui poi non ci si libera più.
Cosa merita una riga: l'alloggio, la spesa, benzina e pedaggi, i ristoranti condivisi, gli ingressi e le attività fatte insieme, i taxi. Cosa non la merita: i caffè, i gelati, tutto ciò che è sotto pochi euro. Fissate una soglia e non parlatene più.
Pagare in un'altra valuta
È il caso che manda in tilt quasi tutti i conteggi improvvisati: si conta in euro e si paga in baht, in dirham o in zloty.
Il metodo giusto sta in una frase: la spesa si converte una sola volta, al momento della registrazione, e il tasso non cambia più. Uno scontrino di 2.400 baht pagato il 12 luglio vale quello che valeva il 12 luglio, punto. Andare a cercare il cambio del giorno farebbe variare i saldi di tutti ogni mattina, tre mesi dopo il rientro, senza che nessuna spesa sia cambiata.
Due consigli pratici:
- annotate l'importo nella valuta dello scontrino, e lasciate che la conversione avvenga da sola. È quello che avete sotto gli occhi, ed è quello che potrete riscontrare con il vostro estratto conto;
- usate il tasso della vostra carta, non quello della Banca centrale. Non è mai lo stesso, ed è quello che pagherete davvero. Un solo numero, inserito una volta per tutto il viaggio, basta.
Il ritorno: saldare in due o tre bonifici
L'ultima sera o il giorno dopo il rientro, mai più tardi. Tre settimane dopo l'atmosfera è cambiata e a nessuno va di riaprire il discorso.
Il modo giusto di presentare le cose non è "chi deve cosa a chi per ogni spesa", ma un saldo per persona, seguito dalla lista dei bonifici. Per otto persone non servono mai più di sette bonifici, e in pratica ne bastano tre o quattro.
Mandate il conteggio completo a tutti, non solo gli importi dovuti. Un numero senza il suo dettaglio si contesta; una tabella dove ognuno ritrova la propria riga quasi mai.
Con Kotisso
Kotisso è stato pensato esattamente per questo momento: una spesa che si annota in piedi, con una mano occupata, nel parcheggio di un supermercato all'estero.
Quello che serve di più in viaggio:
- la valuta estera: la spesa si inserisce in baht, il tasso si inserisce una volta sola, e da lì in poi nessuno sa più che è stata pagata altrove. Saldi, totale e piano dei rimborsi restano nella valuta del gruppo;
- i partecipanti per spesa: la cena di martedì pesa solo sui quattro che c'erano. Si deseleziona, e i saldi si aggiornano subito;
- la foto dello scontrino, allegata alla spesa, per le rare volte in cui qualcuno vuole verificare;
- il conteggio esportato, in foglio di calcolo o PDF, da mandare al rientro. Ogni riga somma zero e la colonna di ciascuno somma il proprio saldo: non c'è più nulla da spiegare.
Il conteggio è gratuito nella sua interezza, inclusi la conversione di valuta, gli scontrini allegati e l'esportazione. Non c'è nessun conto bancario da collegare, il che conta quando si condivide un viaggio e non i propri estratti conto.
Le domande più frequenti
Devono iscriversi tutti? È meglio, perché così ognuno vede il proprio saldo senza doverlo chiedere e può annotare le proprie spese. Ma una sola persona può inserire tutto per il gruppo e condividere il conteggio esportato alla fine.
Come gestire i bambini? A metà quota su alloggio e pasti, in genere, e fuori dal conteggio per ciò che non li riguarda. Decidetelo prima, scrivetelo, e non tornateci più sopra.
E la cassa comune in contanti? Funziona per le piccole spese quotidiane, a condizione di annotare quanto ci ha messo ciascuno. La cassa diventa così una persona come le altre nel conteggio: i versamenti sono anticipi, le spese pagate con essa sono a carico di tutti.
Cosa fare della cauzione dell'affitto? Non è una spesa, è una somma bloccata. Non mettetela nel conteggio: annotatela a parte, e contate solo quanto non viene restituito.