Reisebudget mit Freunden: So legt nicht immer einer die Kosten aus
Die Reise wird geplant, das Budget nicht. Ergebnis: Eine Person zahlt sechs Monate vorher 1.400 € Anzahlung an, und am Abreisetag weiß niemand mehr, wo man steht.
6 Min. Lesezeit
Irgendjemand bucht immer. Meistens ist es dieselbe Person, die frühzeitig dran denkt, und genau sie streckt die Anzahlung für die Unterkunft vor, manchmal die Flüge, manchmal beides. Sechs Monate später trägt sie 1.400 € für acht Personen und traut sich nicht, ans Geld zu erinnern.
Der Rest verläuft ähnlich: die erste Tankfüllung, der erste Einkauf, das Abendessen am Ankunftstag. Am Ende der Woche haben drei Leute alles bezahlt, und fünf haben das vage Gefühl, etwas schuldig zu sein.
Das lässt sich mit drei Entscheidungen regeln, die vor der Abreise getroffen werden und zehn Minuten dauern.
Vorher klären: drei Fragen, drei Antworten
1. Was ist gemeinsam? Schreibt es auf, und sei es nur in einem Satz. Die Unterkunft, der Frühstückseinkauf, Benzin und Maut: ja. Souvenirs, die Cocktails am späten Abend, der Gleitschirmflug, den nur drei machen: nein. Das ist keine Kleinlichkeit, sondern verhindert, dass ein Paar, das nicht trinkt, einen Teil der Bar mitbezahlt.
2. Wer streckt was vor? Verteilt die großen Posten auf mehrere Personen, statt sie an einer hängen zu lassen. Vier Leute, die je 350 € vorstrecken, fühlen sich deutlich besser dabei als eine Person, die 1.400 € vorstreckt. Die Endabrechnung ist identisch, der Stress nicht.
3. Wie wird geteilt? Standardmäßig zu gleichen Teilen, mit zwei Ausnahmen, die sofort festgelegt werden: Kinder (oft mit halbem Anteil) und ungleiche Zimmer (eine Suite mit Aussicht zählt nicht wie eine Schlafcouch). Ein Schlüssel, der vorher feststeht, wird akzeptiert. Derselbe Schlüssel, am letzten Abend vorgeschlagen, ist eine Verhandlung.
Die Anzahlung, der Posten, der alles vergiftet
Eine Anzahlung, die sechs Monate vorher geleistet wird, hat eine Besonderheit: Sie ähnelt nichts von dem, was danach kommt. Sie ist hoch, sie ist alt, und wer sie bezahlt hat, weiß irgendwann selbst nicht mehr, ob er sie zurückbekommen hat.
Zwei Wege, das zu entschärfen:
- aufteilen: Jeder überweist innerhalb eines Monats seinen Anteil an die Person, die gebucht hat. Das ist die sauberste Lösung und klärt gleichzeitig die Verbindlichkeit: Wer schon 180 € gezahlt hat, sagt selten drei Wochen vorher ab;
- als Gruppenausgabe erfassen, und zwar an dem Tag, an dem sie tatsächlich bezahlt wurde, mit dem echten Datum. Dann taucht sie in der Abrechnung auf wie alles andere, und die Vorauszahlung wird dem Guthaben der Person gutgeschrieben, die sie geleistet hat.
Die schlechteste Wahl ist, sie außerhalb der Abrechnung zu lassen, „weil man das ja separat regelt". Genau das wird man am Ende nicht mehr wissen.
Vor Ort: sofort notieren, nicht abends
Die eine Regel der Reise, und sie gilt für jede Methode: die Ausgabe wird auf dem Supermarktparkplatz notiert, nicht nach der Rückkehr, nicht abends, nicht am Sonntag.
Drei Gründe, nach Wichtigkeit geordnet:
- der genaue Betrag steht noch vor Augen, auf dem Kassenbon;
- man erinnert sich noch, wen es betraf, und das ist die einzige Information, die wirklich schnell verblasst;
- wenn sonst niemand notiert, wird man zum Buchhalter der Gruppe, und diese Rolle wird man nicht mehr los.
Was eine Zeile verdient: die Unterkunft, Einkäufe, Benzin und Maut, gemeinsame Restaurantbesuche, Eintritte und Aktivitäten, die man zusammen macht, Taxis. Was keine verdient: Kaffee, Eis, alles im Bereich weniger Euro. Legt eine Grenze fest und lasst es dabei bewenden.
In einer anderen Währung bezahlen
Das ist der Fall, an dem fast jede improvisierte Abrechnung scheitert: Man rechnet in Euro und bezahlt in Baht, Dirham oder Zloty.
Die richtige Methode in einem Satz: die Ausgabe wird einmal umgerechnet, im Moment der Erfassung, und der Kurs bewegt sich danach nie wieder. Ein Bon über 2.400 Baht, bezahlt am 12. Juli, ist wert, was er am 12. Juli wert war, fertig. Würde man einen Tageskurs heranziehen, würden sich die Salden aller drei Monate nach der Rückkehr jeden Morgen ändern, ohne dass sich an einer einzigen Ausgabe etwas geändert hätte.
Zwei praktische Tipps:
- notiert den Betrag in der Währung des Bons, und lasst die Umrechnung geschehen. Das habt ihr vor Augen, und das könnt ihr mit eurem Kontoauszug abgleichen;
- nehmt den Kurs eurer Karte, nicht den der Zentralbank. Er ist nie derselbe, und genau den bezahlt ihr wirklich. Eine einzige Zahl, einmal für die ganze Reise erfasst, reicht.
Die Rückkehr: in zwei oder drei Überweisungen ausgleichen
Am letzten Abend oder am Tag nach der Rückkehr, nie später. Drei Wochen danach ist die Stimmung eine andere, und niemand hat mehr Lust, das Thema aufzumachen.
Die richtige Art, die Dinge darzustellen, ist nicht „wer schuldet wem was für welche Ausgabe", sondern ein Saldo pro Person, dann die Liste der Überweisungen. Für acht Personen braucht es nie mehr als sieben Überweisungen, in der Praxis reichen drei oder vier.
Schickt die vollständige Abrechnung an alle, nicht nur die geschuldeten Beträge. Eine Zahl ohne Details wird angezweifelt; eine Tabelle, in der jeder seine eigene Zeile wiederfindet, fast nie.
Mit Kotisso
Kotisso wurde genau für diesen Moment entwickelt: eine Ausgabe, die man im Stehen notiert, mit einer Hand, auf dem Parkplatz eines Supermarkts im Ausland.
Was auf Reisen am meisten hilft:
- Fremdwährung: Die Ausgabe wird in Baht erfasst, der Kurs einmal eingegeben, und alles Weitere weiß nicht mehr, dass woanders bezahlt wurde. Salden, Gesamtsumme und Rückzahlungsplan bleiben in der Währung der Gruppe;
- Teilnehmer pro Ausgabe: Das Restaurant am Dienstag belastet nur die vier, die dabei waren. Man hakt ab, und die Salden folgen sofort;
- das Foto des Bons, an die Ausgabe angehängt, für die seltenen Fälle, in denen jemand nachprüfen will;
- die exportierte Abrechnung, als Tabelle oder PDF, zum Verschicken nach der Rückkehr. Jede Zeile summiert sich dort auf null, und die Spalte jeder Person ergibt ihren Saldo: Es gibt nichts mehr zu erklären.
Die Abrechnung ist vollständig kostenlos, einschließlich Währungsumrechnung, Belegen und Export. Es muss kein Bankkonto verknüpft werden, was durchaus zählt, wenn man eine Reise teilt und nicht seine Kontoauszüge.
Häufige Fragen
Muss sich jeder anmelden? Besser ist es, denn dann sieht jeder seinen Saldo, ohne fragen zu müssen, und kann eigene Ausgaben erfassen. Aber auch eine einzige Person kann alles für die Gruppe eintragen und am Ende die exportierte Abrechnung teilen.
Wie handhabt man Kinder? In der Regel mit halbem Anteil bei Unterkunft und Verpflegung, und außerhalb der Abrechnung bei allem, was sie nicht betrifft. Legt das vorher fest, schreibt es auf, und kommt nicht mehr darauf zurück.
Und die gemeinsame Kasse in bar? Sie funktioniert für die kleinen Ausgaben des Alltags, vorausgesetzt, man notiert, was jeder eingezahlt hat. Die Kasse ist dann eine Person wie jede andere in der Abrechnung: Einzahlungen sind Vorauszahlungen, damit bezahlte Ausgaben gehen zu Lasten aller.
Was macht man mit der Kaution für die Unterkunft? Sie ist keine Ausgabe, sondern ein hinterlegter Betrag. Nehmt sie nicht in die Abrechnung auf: notiert sie separat, und zählt nur, was nicht zurückerstattet wurde.